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¿Cuál es el tamaño de oficina que necesito para mi empresa?

En el mundo de las empresas (y sobre todo en el de las startup) hay quien, con la ilusión de empezar un nuevo proyecto motivador, acaba empezando la casa por el tejado. Sin nociones sobre qué hacer y cómo llevar a cabo todo el proceso de creación de un modelo de negocio sostenible acaba olvidando algo que obvian y a lo que no prestan demasiada atención: su lugar de trabajo.

oficinas en Barcelona

Si te paras a pensarlo detenidamente es algo incoherente, básicamente porque es el lugar donde vas a pasar la mayor parte de tu vida laboral ¿no? De esta forma es importante que además de que sea un lugar cómodo, agradable, céntrico, etc (puedes repasar algunos de los post que hemos escrito anteriormente: La importancia de tu espacio de trabajo para ser productivo, En qué debes fijarte a la hora de alquilar una oficina o 10 ideas para trabajar más y mejor en tu oficina) tengas muy en cuenta la escalabilidad de tu proyecto y de la misma forma, tengas en cuenta también que el espacio de trabajo que ocupas sea del mismo modo escalable; o que al menos pueda amoldarse de la mejor forma a tus necesidades y a la evolución de tu negocio.

Las premisas que aquí vamos a comentar sirven tanto para empresas que empiezan como para empresas que quieren trasladarse a una nueva oficina en alquiler. En ambos casos no es tan sencillo calcular adecuadamente los metros cuadrados que vamos a necesitar en nuestra nueva ubicación laboral.

¿Qué necesito, pues para acertar con el tamaño de mi nueva oficina?

Veamos a grandes rasgos, y punto por punto, los aspectos a tener en cuenta.

1. ¿Cuántos metros cuadrados necesito?

La respuesta puede parecer sencilla pero no lo es. De hecho quizás sea la más dificil ya que se trata de optimizar el espacio que vas a necesitar para trabajar, zona de almacén, recepción, etc y reducirla a máximo posible para pagar lo menos posible. De hecho, el alquiler en un área de negocio influyente se basa en el precio/m2 y cuanta mayor es la demanda para alquilar en una zona determinada mayor es el precio. Partimos de la base que estás buscando un lugar céntrico, comunicado, cómodo y donde tengas a mano todo tipo de proveedores y clientes, con lo cual necesitas pagar lo menos posible por el máximo espacio posible ¿verdad?

oficinas en Barcelona

Podría ser así, pero en realidad se trata de calcular cuánto espacio necesita cada persona para trabajar de forma cómoda, el espacio que necesitas de almacenaje (para esto también puedes alquilar un trastero barato) y los espacios comunes. A todo ello tienes que sumarle una previsión optimista, imagina que en un par de años el negocio funciona bien y necesitas ampliar. ¿Podrías hacerlo? Si no tenemos en cuenta este factor podemos quedarnos en un breve espacio de tiempo con una oficina demasiado grande para nuestras necesidades o lo que es peor, demasiado pequeña.

Para ello suele decirse que cada empleado necesita 10 m2, así el total de m2 que necesitas sería el resultado de multiplicar por 10 cada uno de los empleados de que dispone la empresa (es una forma de acercarse más o menos al espacio que necesitarás).

2. Coworking, teletrabajo y/o trabajo por turnos

La crisis económica nos ha impuesto modelos de trabajo que hace unos años serían impensables tanto para empresas como para trabajadores. Esto ha motivado que una gran plantilla no necesite por consiguiente un gran espacio de trabajo. De este modo empresas con plantillas que superan la media puedan establecerse en zonas céntricas de negocio de grandes ciudades sin tener que desembolsar una fortuna. Para ello se nutren de, por ejemplo el teletrabajo (con trabajadores que desarrollan sus funciones desde casa) o mediante turnos, unos trabajando de mañanas, otros de tarde e incluso también (debido a la globalización y consecuentemente a tener clientes y proveedores internacionales) a turnos de noche para poder atender debidamente a clientes del otro lado del mundo.

oficina coworking Barcelona

Pero también existe el caso contrario. Empresas pequeñas pueden permitirse trabajar en una zona céntrica y en un espacio amplio gracias al modelo de trabajo del coworking. ¿Te sobra espacio en tu oficina? alquílalo. Así de simple.

Dentro del Edificio David puedes cumplir con todas y cada una de las condiciones que hemos detallado en este breve artículo: tienes un espacio cómodo, luminoso, dentro de una zona de negocios exclusiva y céntrica en Barcelona, en un edificio emblemático de la ciudad y fácilmente reconocible, con zonas de carga y descarga delante de tu oficina / despacho, con parking en la parte inferior del edificio tanto para clientes como para proveedores o empleados, un gimnasio, centro comercial, zonas de ocio … ¿necesitas algo más? lo tienes, seguramente estemos olvidando mencionarlo. 😉

Edificio de oficinas abierto las 24 horas vs. aumento de la productividad

Cuando hablamos de un edificio de oficinas nos imaginamos una gran edificación acristalada en mitad de un polígono, o en los barrios aledaños al centro de la ciudad (en el 22@, la ciudad judicial, zona franca, etc), o incluso un pequeño edificio reconvertido en oficinas donde lo más habitual es compartir secretaria, sala de reuniones, etc. Un modelo de oficina que comúnmente se utiliza cuando una empresa empieza a funcionar; una cuna de startups que llamamos hoy en día.

Edificio David

Edificio David en Barcelona, fachada calle Aribau

Normalmente este tipo de edificios tienen un horario estricto controlado por un guardia de seguridad que además somete a un tercer grado a aquellos visitantes que “osan” traspasar sus dominios. Es habitual tener que solicitar turno para utilizar las salas polivalentes, de reuniones, etc. o incluso es común encontrar este tipo de espacios que explotan el modelo de trabajo “coworking“.

Oficinas en alquiler

Ejemplo de oficinas dentro del Edificio David, Barcelona

Cuando una empresa, pyme o autónomo empieza a desarrollarse, es común utilizar este tipo de oficinas ya que por sus características, tipo de contrato, superficie reducida, funcionalidad y gastos más o menos asequibles, puede ser el punto de partida ideal sobre el cual establecer las bases para arrancar un negocio. ¿Pero qué pasa cuando a nuestro negocio le empiezan a crecer las alas? Aquí es donde vienen los problemas, pues por falta de previsión el espacio se nos queda pequeño o necesitamos más a menudo la sala de reuniones, la seriedad que otorga un espacio compartido no es la misma que tener un lugar propio, estar apartado del centro de la ciudad es un engorro para los clientes que vienen a vernos, etc … aquí es donde una serie de factores circunstanciales que escogimos para empezar nuestra andadura profesional pueden limitar nuestro crecimiento y en definitiva limitar también, en cierto modo, la productividad.

Oficinas alquiler Barcelona

Oficina Showroom en la planta 8 del Edificio David, Barcelona

Esta fase es crucial y puede determinar muchas veces el crecimiento de la empresa o la muerte súbita por éxito desmedido. Lo que antes eran ventajas se convierten ahora en handicaps. ¿Qué necesitas entonces?

Es hora de crecer y reorientarse

Morir de éxito es una de las situaciones a las que una Organización de reciente creación puede enfrentarse: debido al éxito de su modelo de negocio la empresa crece sin control, no pudiendo absorber toda la demanda de servicios y/o productos, colapsándolo y finalmente decepcionando a los clientes, la base sobre la cual se sustenta todo negocio. El resto lo podemos imaginar.

planta 8 oficinas David

Otro de los handicaps de este tipo de oficinas es la poca escalabilidad de sus espacios, normalmente con contratos de corta duración y con unos metros cuadrados muy poco ampliables. Y cuando se da el caso de reorientar la empresa para crecer es cuando empiezan las lamentaciones porque en lo primero que uno piensa es en la mudanza.

¿Te imaginas un edificio de oficinas con un modelo escalable? Empiezas por alquilar una oficina de 40 m2, si la cosa va bien puedes crecer y alquilar una oficina de 80, 100, 300 o incluso más (hasta oficinas de 1000 a 1500 m2) … ¡sin cambiar de domicilio! dentro del Edificio David es posible, nuestro modelo es escalable y tenemos espacios que van desde los 40 m2 a más de 1000 m2, simplemente cambias de local, o más arriba o más abajo, o incluso en la misma planta si existe disponibilidad.

oficinas aribau alquiler

También puedes encontrarte con situaciones en las que te ves obligado a acudir a altas horas de la mañana a la oficina, o incluso no salir de ella mientras cenas delante de la pantalla, o hacerlo un domingo a horas intempestivas mientras los demás disfrutan de un fin de semana familiar (nadie dijo que ser empresario fuera fácil) … acceder a tu oficina a cualquier hora, sin tener que dar explicaciones a nadie, sin tener que identificarte con el DNI en la puerta del propio edificio donde trabajas, … en el Edificio David lo tienes fácil. Entras con el coche por la rampa, aparcas delante de la oficina, realizas la gestión rápidamente (o recoges aquel informe que olvidaste) y te vas por donde viniste. Así de rápido, así de simple.

Un edificio en el centro de Barcelona abierto las 24 horas, con parking vigilado, con centro comercial y un moderno gimnasio en las dos primeras plantas, con un montón de oficinas que te dan la posibilidad de hacer networking cuando quieras, con tu propia oficina siempre disponible, tus propias llaves y con libertad de movimientos … no lo dudes, todo ello puede mejorar tu productividad. Pero sobretodo el modelo escalable que te permite crecer a tu ritmo, crecer o decrecer, sin imposiciones … y aun precio asequible a partir de los 13 euros/m2, ¿te imaginas? Pues es posible, pregúntanos cómo y vemos juntos las posibilidades, sin compromiso.

La importancia de tu espacio de trabajo para ser productivo

Es evidente que todo lo que hay a nuestro alrededor influye en nuestro estado de ánimo, no hace falta recurrir a grandes estudios que demuestren dicha afirmación; en nuestro día a día somos conscientes de qué es lo que nos agrada y lo que no, y todo aquello que nos rodea es lo que condiciona en cierto modo que estemos inmersos en un estado de ánimo u otro.

oficina productiva

Ejemplo real de oficina productiva en Edificio David

Es por ello que no es descabellado afirmar que tu espacio de trabajo, el lugar donde pasas la mayor parte del día, influye en tu estado de ánimo y -consecuentemente- en tu productividad. De hecho ya publicamos hace tiempo un artículo donde hacíamos referencia a un estudio sobre la luz natural y su influencia directa en la productividad de la empresa, iluminación que en las oficinas del Edificio David es algo habitual.

No solo la luz natural es importante dentro del espacio de trabajo (sin duda una de las cosas más importantes y que deben ser mejor valoradas a la hora de alquilar una oficina), sino que existen otros aspectos que ayudarán a que nuestro estado de ánimo sea mucho más alegre y en consecuencia acabe motivando a las personas que trabajan dentro de ella.

oficina alquiler

Ejemplo de oficina actualmente en alquiler dentro del Edificio David

En este caso solamente debemos fijarnos en las grandes empresas tipo Google, Facebook, Yahoo!, etc. ¿Cómo disponen sus espacios de trabajo estas grandes empresas del siglo XXI? En nuestro perfil de Facebook publicamos regularmente fotos de las mejores oficinas del mundo, de empresas importantes como las que hemos mencionado, y si te has fijado en ellas llaman poderosamente la atención varios aspectos comunes.

Este tipo de empresas suelen implantar espacios de trabajo abiertos, funcionales, e incluso divertidos para, de este modo, motivar a sus empleados e incrementar su productividad. La importancia de los espacios abiertos, diáfanos (como ocurre en todas las oficinas del Edificio David) son muy importantes, porque aunque no lo parezca no solo eliminan las barreras físicas sino también las que podríamos llamar “emocionales” ya que de este modo no se establecen los llamados “roles” y de este modo se favorece enormemente la comunicación fluida entre todos los miembros del equipo / empresa / organización.

oficina Google Search

Oficina de Google Search

La funcionalidad es otro de los aspectos que definen a las oficinas de este tipo de empresas, es sencillo de imaginar el porqué, en este caso en una oficina solo se debería de tener aquello que se necesita y porque ello tiene una función y utilidad específica, creando de este modo espacios minimalistas. Es decir, aquello superfluo es eliminado.

Pero seguramente lo que llama la atención de forma poderosa es el concepto “divertido”. Muchas de estas oficinas son de colores llamativos y su composición podríamos calificarla de “original” cuanto menos. Pero lo que quizás creas que es totalmente elegido por un interiorista al azar y con cierto criterio estético debes saber que está perfectamente estudiado. Los colores ayudan a estimularnos; de este modo por ejemplo el amarillo estimula la actividad cerebral y favorece la comunicación, el color azul transmite sensación de calma, confianza y tranquilidad (por eso la policía viste siempre de azul), etc.

Oficinas en alquiler

Ejemplos de oficinas que puedes encontrar dentro del Edificio David, en Barcelona

También aquello que rodea a lo que podemos denominar como “factores ambientales” pueden ayudar a incrementar la productividad: la música, plantas, orientación de los espacios personales de trabajo, etc. En este aspecto tenemos varios artículos que pueden ayudarte, como por ejemplo: oficinas que cautivan, ¿qué deben tener?, 10 cosas que no deben faltar en tu oficina, 10 ideas para trabajar más y mejor en tu oficina, o Cómo diseñar una oficina productiva. En estos artículos encontrarás ideas interesantes que sin duda te ayudarán a mejorar tu espacio de trabajo y, en consecuencia, a mejorar y aumentar tu productividad.

Aunque a veces no es un factor que se tenga demasiado en cuenta, hay que hacer hincapié en que cuanto más adecuado sea tu espacio de trabajo, mejor ánimo vas a tener y mayor será el rendimiento laboral. ¿Te animas a poner en práctica nuestros consejos? En la oficinas que tenemos en alquiler en el Edificio David ya tienes, como mínimo, el 60% de todo lo que hemos hablado (espacios diáfanos, luz natural y todo enmarcado dentro de un edificio emblemático de Barcelona, con un parking en sótano y terrazas, un centro comercial y un gran gimnasio en la primera planta)… ¡el resto corre de tu cuenta!

En qué debes fijarte a la hora de alquilar una oficina

Al alquilar una oficina no somos conscientes de una serie de cosas que deberíamos tener en cuenta. Mucha gente se fija solamente en el precio del metro cuadrado como única variable a tener en cuenta. Si bien es cierto que el presupuesto que tienes es lo que seguramente limite tu decisión, hay otros aspectos que debes valorar en el momento en que decides alquilar un espacio de trabajo en el que vas a pasar la mayor parte del día.

Si la oficina en la que piensas desarrollar tu actividad profesional es cómoda, tranquila, con abundante luz natural y te facilita la vida al máximo, irás a trabajar más contento, con menor nivel de estrés y acabarás notándolo en tu productividad. Al fin y al cabo de eso se trata, de acudir al centro de trabajo con una sonrisa, de lo contrario las horas pasan muchos más lentas.

Edificio David

Edificio David en Barcelona, fachada calle Aribau

No sólo es importante el espacio en sí, que sea amplio, con techos altos, grandes ventanas, etc. sino que también es fundamental que esté en un lugar bien comunicado, cerca de las áreas de influencia empresarial de la ciudad en donde estés; esto te facilitará enormemente la fluidez de comunicaciones, networking, así como el ahorro en tu empresa. ¿Cómo? es sencillo, si tus clientes y/o proveedores se encuentran en la misma zona de influencia que tú, no te hace falta gastar un euro en transporte público, o lo que es mejor, no tienes por qué coger tu vehículo para desplazarte con el gasto en gasolina y parking que ello conlleva.

oficinas en alquiler

Ejemplo de oficina dentro del Edificio David

Hay quien además necesita una zona de carga y descarga para que clientes y proveedores puedan cargar y descargar material. En el desempeño de según qué trabajos es una parte esencial que debemos tener muy en cuenta. Si vamos a descargar productos pesados puede ser una verdadera pesadilla tener por ejemplo (como sucede en las grandes ciudades) la oficina a pie de calle y la zona de carga y descarga en la otra punta de la calle. La incomodidad es manifiesta. ¿Te imaginas tener una zona de carga y descarga en la puerta de tu oficina y no tener que estar pendiente del tráfico ni de las multas?

oficinas con zona de carga

Ejemplo de oficina con zona propia de carga y descarga

Si eres de los que se desplazan en coche por la ciudad, ya sea porque vives lejos de tu oficina o prefieres conducir tu propio vehículo en vez de coger el transporte público deberías tener en cuenta la posibilidad de tener un parking cerca, porque dejarlo en la calle (con lo que comporta en inseguridad) tiene dos handicaps importantes: 1) encontrar sitio y, 2) dejarlo a merced de cualquier contratiempo. ¿No estás más tranquilo cuando tu coche o moto duermen en un parking vigilado?

parking Barcelona

Parking dentro del Edifico David, entrada de la calle Aribau

Con todas estas premisas bajo el brazo ya tienes un baremo sobre el que comparar en el momento en que te decidas por una oficina u otra. Como ves, no solo el aspecto “precio” juega un factor decisivo, sino que tenemos que jugar con la variante “calidad” para sacar un ratio favorable que nos lleve a la archiconocida fórmula del “relación calidad/precio“.

Si te dijéramos que el Edificio David tiene todos estos aspectos a tu disposición ¿qué dirías?

porque en él puedes encontrar oficinas en alquiler de 50 a 500m2, con luz natural, en un lugar céntrico (en la calle Aribau, con entradas desde esta misma calle, Tuset o Travessera de Gràcia, a una manzana de la Avenida Diagonal de Barcelona), con un amplio parking en los sótanos y una zona interior de carga y descarga delante de tu propia oficina. ¿Te imaginas? pues no imagines tanto, es una realidad. Es por ello que la tasa de ocupación actual de las oficinas que tenemos dentro del edificio es de un 95%, porque no sólo se trata de alquilar un espacio de trabajo único en una ubicación magnífica en la ciudad de Barcelona, sino que dentro de este emblemático edificio podrás encontrar todo aquello que buscas.

Si tienes curiosidad por ver una de nuestras oficinas no lo pienses más, llámanos al teléfono 93 200 49 29, concertamos una visita sin compromiso y decides por tí mismo. Somos conscientes de que estás buscando oficinas en alquiler, que quieres comparar y elegir lo mejor, si nos das la oportunidad de impresionarte seguro que entrarás a formar parte de nuestra “gran familia” empresarial, formada actualmente por agencias de publicidad, diseñadores gráficos, empresas 2.0, arquitectos y fotógrafos de renombre, entre otros.

Cuándo es el momento de cambiar y mejorar la oficina de tu negocio

Existen muchas razones por las que es recomendable cambiar o mejorar la oficina de un negocio. Una de las primeras es porque la oficina ya no se adapta a lo que se necesita, bien porque se queda pequeña o porque es una “oficina en casa” y es momento de cambiarse para expandir el negocio. En cualquier caso, puede llegar un momento en que necesites cambiar de oficina y debes saber reconocerlo.

cambiar de oficina

Cuándo deberías cambiar la oficina de tu negocio

Una de las principales señales que te pueden hacer pensar en que tu oficina ya no se adapta a tu negocio va enfocada, seguramente, a que ya no trabajas con la suficiente comodidad en ella.

Si consideras que rendirás mucho más trabajando fuera de tu casa o vas a trabajar con más personas, es necesario que te plantees el alquiler de una oficina. Muchos emprendedores empiezan trabajando en sus casas para ahorrar costes, pero cuando se dan cuenta de que su negocio crece y pueden permitirse pagar el alquiler de una oficina no dudan en hacerlo. Disponer de una oficina es una forma más de crecer, de expandir tu negocio: porque se da buena imagen, se puede recibir en ella a los clientes e incluso muchas personas trabajan mejor en ella que en su hogar con todas las interrupciones que eso supone, aumentando la productividad y favoreciendo el networking.

oficina en BarcelonaSi tu oficina se va quedando pequeña porque tu negocio crece, puede ser momento de cambiarse a otra más grande y profesional. Sobre todo si empieza a trabajar más personal en ella y el espacio empieza a escasear. Si tienes una oficina que se quedaba corta desde el principio y ya cuentas con el suficiente presupuesto para cambiarte no lo dudes, te merecerá la pena.

Sin duda, una buena idea es buscar una oficina en una zona céntrica o mejor ubicada para llegar mucho mejor a tus clientes y a los que lo son en potencia (lee este post relacionado). A veces no se trata sólo de mejorar la oficina, sino de mejorar la imagen empresarial, y para ello en ocasiones basta con tener una mejor ubicación.

Si, por el contrario, tu negocio te está yendo mal y la oficina que tienes es más de lo que puedes permitirte, puedes plantearte buscar otra oficina que se adapte a tí y puedas permitirte pagar. Dentro del Edificio David las tienes de todos los tamaños, y debido a sus características puedes hacer crecer o decrecer el espacio. Los cambios no siempre se tienen que dar porque las cosas van bien, sino que cuando van mal hay que tomar decisiones drásticas y saber adaptarse.

Cambiar la decoración de la oficina

Existen tres grandes razones para cambiar la decoración de una oficina:

  • Cuando se cambia la imagen corporativa de la empresa. Si cambias la imagen de tu empresa o empiezas a trabajar con otra franquicia, si el diseño corporativo es distinto, también debes adaptar la oficina a este nuevo diseño. Has de adaptar tu local de trabajo a la personalidad de la empresa tal como es en cada momento.
  • Para adecuarla a cada estación del año. Muchas empresas quieren maximizar sus esfuerzos decorativos y mejorar el clima laboral adaptando su oficina a cada estación del año, de manera que todos los elementos decorativos estén pensados para la primavera, verano, otoño e invierno, para inspirar y motivar en cada momento. También es bueno que la adaptes a fechas puntuales, como la Navidad o Carnavales.
  • Cuando quieres darle un nuevo aire a tu oficina. Si piensas que es el momento de cambiar la decoración de tu oficina porque nunca lo has hecho o porque ya no tiene la misma validez que antes, es el momento de hacer el cambio. Hay que saber adaptarse a los cambios, ya que a veces es renovarse o morir.

Pero la verdad es que a veces se cambia la decoración o algún aspecto de la oficina simplemente porque apetece, porque ese cambio puede parecer bueno.

Y entonces, ¿reforma radical o pequeños cambios?

Para tomar una decisión entre realizar una reforma radical o tan sólo unos pequeños cambios, hay que tener en cuenta las circunstancias personales del negocio y la persona que está tras él. Por ejemplo, si la oficina está tan mal que una gran reforma le vendría bien has de tener en cuenta el presupuesto del que dispones y pensar que vas a estar cierto tiempo sin que la oficina esté disponible.

reforma de oficina

Si no puedes permitirte reformar totalmente la oficina, o no lo necesitas, puedes implementar pequeños cambios que con el paso del tiempo acaban mejorando la oficina en general. En ocasiones, son los pequeños detalles los que marcan la diferencia.

La decoración de las paredes, muebles y otros elementos son clave desde el principio, pero se puede ir mejorando con el paso del tiempo para personalizar mucho más el espacio y conseguir el máximo rendimiento.

Algunas buenas ideas para mejorar tu oficina:

  • Dale más vida con flores o plantas
  • Busca cómo organizar mejor el espacio del que dispones
  • Piensa en la mejor iluminación para tu trabajo
  • Cambia pequeños detalles
  • Si necesitas renovar algo, ¡házlo!
  • Los vinilos decorativos pueden ser una buena idea
  • Piensa también en lo cómodo y confortable

En base a la experiencia de muchos años, dentro del Edificio David también podemos asesorarte sobre los espacios de trabajo que tenemos disponibles. Gracias a nuestros inquilinos (arquitectos, diseñadores gráficos, agencias de publicidad, showrooms, empresas 2.0, etc) conocemos de primera mano las necesidades de cada uno de ellos y podemos aportarte dicho conocimiento para que el cambio de negocio te sea lo más productivo y rentable y te cause las menores molestias posibles.

10 ideas para trabajar más y mejor en tu oficina

Trabajar en una oficina no es siempre tarea fácil, la falta de organización y de concentración pueden hacer merma en la capacidad de sacar el trabajo adelante de forma conveniente. Si nos paramos a pensar, 8 horas laborables son muchas horas, y en ese periodo de tiempo a veces no somos capaces de terminar todo aquello que nos hemos propuesto. Distracciones, llamadas de teléfono, reuniones totalmente improductivas, pérdida de tiempo online, etc. Normalmente acabamos el día con un pensamiento estresante: “Me falta tiempo“. ¿Pero de verdad te falta tiempo o no has sabido organizártelo de forma conveniente?

oficina productiva

En este artículo queremos ayudarte con 10 ideas que te ayudarán a trabajar más y mejor, más porque la gestión del tiempo te ayudará a mejorar los timings de entrega; y mejor porque lo harás de forma más cómoda. Al fin y al cabo trabajar a gusto y en un entorno agradable también mejora la productividad, así que vamos a ver si podemos ayudarte.

  • Concéntrate: utiliza los primeros 30 minutos del día para concentrarte en lo que vas a hacer. Deja el email, puede esperar. Termina con lo que empezaste el día anterior, revisa el planning de trabajo y acomételo mentalmente.
  • Deja de lado las tareas manuales: todo el trabajo manual, monótono, mecánico, … todo el trabajo aburrido y que no necesita apenas concentración déjalo para los momentos de mayor cansancio, es un error dedicar esfuerzo productivo a este tipo de tareas.
  • Bandeja “inbox”: estamos muy acostumbrados a manejarnos con el email y hacer todas las tareas pendiente “online”. Te aconsejamos que utilices una bandeja “inbox” física y que la dejes encima de tu escritorio. A lo largo del día verás que ésta irá creciendo con “pendientes”, al final de la jornada analiza lo que tienes en ella y toma decisiones sobre qué hacer con dichas tareas.
  • El “post-it”: durante la jornada laboral siempre se nos ocurren ideas, tareas pendientes que dejamos para más tarde, surgen contactos espontáneos, … utiliza herramientas manuales u online para capturarlas. Una libreta hecha con hojas recicladas de impresiones erróneas, los famosos post-it u otros dispositivos con los que te sientas cómodo y tengan dicha funcionalidad.
  • Redes sociales sí, pero con un planning: si tu empresa te anima a utilizar las redes sociales para interactuar con tus usuarios y/o clientes házlo, ¡sin duda! pero analiza mediante las estadísticas en qué horas se produce la mayor actividad y céntrate en esa franja horaria, si no lo haces estarás todo el día entrando y saliendo, con la pérdida de tiempo que ésto comporta.
  • Limita las salidas y las reuniones: pregúntate ¿esta reunión me va a aportar algo? hay muchos clientes y proveedores que enseguida reclaman tu atención cuando por otros medios puede solucionarse. Limita esas reuniones estériles a las meramente productivas y ponte un límite en cuanto a su duración. Asegúrate que esas salidas sean a última hora de la mañana o de la tarde o romperás todo tu esquema de trabajo del día.
  • Descansa: las pausas entre tareas son fundamentales para que nuestra mente se airee, haz algo diferente, camina, acércate a la ventana, sal fuera de la oficina, etc … se trata de que por unos instantes puedas relajarte para empezar con una nueva tarea.
  • Hora de comer: haz todo lo necesario para no comer en la oficina, y mucho menos en la mesa donde trabajas. Desconecta, aunque comas de “tupper” házlo en el parque, airéate. Pasar mucho tiempo dentro del mismo entorno puede hacer que acabes aborreciéndolo y que, además, tu mente acabe sin hacer distinciones entre las horas que trabajas y las que no estás haciéndolo.
  • “No me pasen llamadas”: hay momentos en que la concentración que hay que dedicar a un trabajo específico merece no ser interrumpido. Deja dicho en recepción que no te pasen llamadas. Son ideales para romperte el ritmo y para distraerte de lo que estabas haciendo.
  • Al final del día haz un “reset”: los últimos 5 minutos del día dedícalos a recoger, a ordenar tu mesa, a vaciar de cosas inútiles tu inbox ya limpiar tu escritorio. Al día siguiente lo encontrarás todo ordenado y listo para volver a empezar.

Pon en práctica estos simples consejos y déjanos un comentario si crees que te han servido para mejorar en el día a día dentro de tu oficina.