Oficinas que cautivan ¿qué deben tener?

¿Cuántas veces has ido a ver a un cliente o un proveedor y te has quedado maravillado con la oficina que tienen? ¿o incluso buscando información sobre grandes compañías y te has quedado boquiabierto al ver su espacio de trabajo? ¡Seguro que más de una vez!

Pues hoy queremos explicarte brevemente qué deberían tener las oficinas que cautivan para que, en la medida de lo posible y si te apetece, puedas aplicar algunas ideas o inspirarte de cara a personalizar tu espacio de trabajo. Al fin y al cabo, es el sitio donde pasarás 8 o más horas cada día.

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Si vas a alquilar una oficina, debes saber las cosas que te pueden ayudar a conseguir algo que te motive en el trabajo, y si no lo vas a hacer seguro que quieres conocer por qué esa oficina a la que acudiste la última vez te llamó tanto la atención.

¿Qué tienen las oficinas que enamoran?

A veces, las oficinas que cautivan son las que tienen una decoración muy elaborada, y en otras ocasiones se basan en algo más simple. En todo caso, a todos nos gusta tener una de esas oficinas en la que da gusto estar y trabajar.

A la hora de elegir tu oficina, te recomendamos espacios diáfanos que dejen pasar la luz natural y con más espacio del que necesitas para trabajar. Si ya tienes tu oficina y quieres darle un nuevo aire pero no sabes cómo, te damos unas ideas para incitarte a la reflexión.

Conoce por qué destacan las oficinas que cautivan:

1. Una excelente iluminación. Si consigues la iluminación perfecta conseguirás que tu oficina luzca perfecta y rendirás al máximo en tu trabajo. A día de hoy, los espacios diáfanos de trabajo son los más valorados y cautivadores.

2. El tamaño sí importa. Que el tamaño es relevante a la hora de planificar la decoración está más que claro, ya que a parte de planificar el espacio se recomienda utilizar muebles adaptados al tamaño de la oficina, y si esta faceta sabes desarrollarla bien puedes conseguir que tu oficina enamore a todos cuantos la visiten. Descubre cómo decorar oficinas grandes o pequeñas en función del tamaño del que disponga (en internet tienes un montón de información útil). Si tienes una oficina grande mucho mejor, pero si no puedes permitírtela ¡aprende a aprovechar el espacio y hacer que parezca más grande!

3. Oficinas con pocos detalles pero muy bien pensados. Aquellas en las que entras y, aún sin tener mucho, son capaces de llamar tu atención en una sola mirada. Por eso, si quieres conseguir una oficina que cautive debes pensar muy bien en su decoración teniendo en cuenta hasta el más mínimo detalle. Las oficinas minimalistas son cada vez más recurridas, aunque también puedes hacer una oficina temática o simplemente basada en tus gustos personales.

4. Las flores y plantas gustan mucho porque dan vida a los espacios. Aunque las plantas más utilizadas en las oficinas son el filodendro trepador, la aspidistria, la palmera bambú, la kentia, la benjamina, la planta del paraíso, la planta china, la cinta o la dracena, entre otras, las que elijas para tu oficina dependerán de tus gustos personales y las sensaciones que te evoquen. Lo mejor de las plantas y flores es que no sólo decoran, sino que crean un ambiente mucho más relajado y ayudan a reducir las malas vibraciones. Además ¡también reducen el efecto de emisiones de equipos informáticos y ayudan a filtrar el aire!

5. Aceites aromáticos y otros elementos pueden ayudarte a sentirte mejor en tu espacio de trabajo. ¡No dudes en recurrir a ellos! Muchas profesionales los utilizan para motivar los sentidos en la oficina.

6. Una buena planificación del espacio. Tienes que contar con un espacio de trabajo limpio y organizado para trabajar con mayor eficacia y sin distracciones. Una oficina, por muy bien diseñada que esté, ha de estar bien ordenada y limpia, porque de lo contrario no rendirás al 100%. Ten a mano todo lo que necesitas para trabajar y lo demás almacénalo inteligentemente. Por mucho que tengas una oficina espectacular, si dejas todo el material por en medio ésta lucirá mucho menos.

7. Un espacio recreativo. ¿Nunca te has imaginado en una oficina con un tobogán, una mesa de billar o un pequeño espacio de descanso para la diversión? Puedes divertirte sin salir de tu propia oficina, y además esos pequeños espacios lucen bastante bien si se sabe planificar bien el espacio y ayudan a esparcir la mente en momentos determinados. Quizá no puedas permitirte lo que acabamos de comentar, pero sí una idea más sencilla y recreativa.

oficinas originales Barcelona

Ejemplo de oficina cautivadora en Edificio David

Tú decides cómo decorar tu oficina o qué es lo que debes hacer para conseguir un espacio de trabajo en el que te sientas con total comodidad para trabajar y encuentres la máxima inspiración en cada tarea que te propongas. Por eso, aunque te damos ideas, ¡tú siempre tienes la última palabra!

Qué pasos debes tener en cuenta antes de alquilar una nueva oficina

Los cambios, cuando se realizan, deben ser siempre para mejorar, así que si estás pensando en alquilar una nueva oficina como espacio de trabajo seguramente sea porque la evolución lógica de tu empresa así lo solicita, pero es necesario que te pares a pensar qué debes hacer antes de dar este paso tan importante. Debes tener en cuenta que tu nueva oficina será un paso más hacia el crecimiento de tu negocio.

Cuando ejerces una nueva actividad en un local, debes solicitar los permisos pertinentes de apertura del local de trabajo y solicitar el libro de visitas correspondiente. Nuestras oficinas ya están preparadas para tu actividad, por lo que no tendrás que preocuparte por la licencia de apertura del local ni ninguna obra ni reforma importante más que plasmar tu creatividad en sus paredes.

Edificio de Oficinas David

La primera reflexión que te has de hacer en el momento que estés visitando oficinas es la de ser realista, apostar por las que se adaptan más a tus necesidades concretas: si están en un lugar céntrico donde puedan encontrarte fácilmente y tu logística se vea afectada en positivo, comodidad de la zona, si tiene luz natural, servicios de alrededor, si es zona de negocios, etc. y olvídate del aspecto de las paredes. Se creativo e intenta imaginar cómo quedaría el espacio que estás viendo una vez esté reformado.

Si la oficina te convence: lee bien el contrato y los términos y condiciones del mismo para asegurarte de que entiendes perfectamente cada una de sus palabras y cláusulas, para que no tengas ninguna duda a la hora de firmar. Si hay algo que consideras que debería estar en él, indícalo.

Garrigosa Estudio Barcelona

Oficinas de Garrigosa Estudio dentro del Edificio David

Déjate asesorar por expertos. Por eso, con nuestros años de experiencia alquilando oficinas a profesionales como tú, nos ofrecemos a darte los mejores consejos para que saques el máximo provecho posible del que será tu nuevo lugar de trabajo. Es posible que puedas obtener beneficios fiscales o de otro tipo por alquilar tu oficina, así que no dudes en conocerlos. Si por algo nos hemos caracterizado siempre dentro del Edificio David es por nuestro trato atento y personalizado, nos gusta que estés contento y estés a gusto con nosotros, así que siempre que podamos te facilitaremos las cosas, no lo dudes.

Elige y prepara tu oficina

La selección de la oficina es un punto clave, ha de ser perfecta para tu gusto y necesidades, para que trabajes lo más cómodamente posible en ella y tu productividad se vea sensiblemente mejorada; por ejemplo, el hecho de tener una excelente ubicación dentro de la ciudad te permite mejorar tu imagen y llegar mejor a tus clientes.

No lo olvides nunca: si quieres ser grande, has de pensar a lo grande. Por eso, alquilar una oficina en pleno centro de Barcelona te puede otorgar un estatus que ninguna otra oficina en cualquier otra ubicación te dará. Además, cualquiera de los empleados que trabajen en tu negocio encontrará más viable llegar al centro de la ciudad antes que a otro sitio (al igual que tus clientes y proveedores).

Elige una oficina que te enamore ¡y que tenga ventanas!. Los grandes ventanales permiten mejor el paso de la luz natural y un punto de fuga para tus ojos, incrementando la productividad.

Brosmind oficinas

Oficina de Brosmind en Barcelona

Debes reflexionar sobre los siguientes aspectos: ¿qué tal la ubicación? ¿Qué tal el aparcamiento? ¿La oficina tendrá listos todos los servicios disponibles en el momento en que entres a trabajar en ella? ¿Todas las personas que trabajarán en ella se sentirán cómodas? ¿Es lo suficientemente amplia y luminosa para desempeñar el trabajo perfectamente y fomentar tu creatividad? ¿Si tu actividad crece será suficiente? ¿Será escalable? ¿Tiene buena seguridad? ¿Cuenta con extras o servicios añadidos que me interesan? Tu espacio de trabajo ha de adaptarse a ti, y no al contrario, por lo que elige una oficina que te enamore, que sirva para todos tus objetivos empresariales y te permita crecer. Piensa ahora en David y verás que la gran mayoría de estas preguntas quedan solucionadas de un solo plumazo.

Antes de entrar en tu nueva oficina, recuerda acondicionarla y decorarla para adaptarla a tu actividad e imagen corporativa y crear de ella un verdadero lugar de trabajo del que sentirse orgulloso. Tienes que tener en cuenta además que, en muchas ocasiones, es necesario hacer reformas en el local para adaptarlo a la legislación vigente, aunque en el caso de nuestras oficinas lo habitual es que no tengas más que personalizarla a tu gusto.

Oficina en alquiler

Ejemplo de oficina en alquiler de 105 m2, actualmente disponible

Compra los muebles, el equipo informático, los materiales de trabajo que necesites y decora la oficina a tu gusto, en nuestras oficinas tienes carta verde para hacer lo que quieras, todo dependerá de tu creatividad e imaginación (o la de tu estilista). Para la mayoría de profesionales este paso es emocionante porque es el último paso antes de iniciar su actividad, es el momento en que el sueño se convierte en realidad y la oficina está disponible para empezar a trabajar.

Date una vuelta por nuestras instalaciones y familiarízate con ellas, porque cuando finalmente alquiles la oficina pasarás muchas horas en ella. Si lo necesitas, tómate un tiempo para pensarlo y reflexionar, pero si realmente te convence date prisa, porque puede haber más clientes interesados en tu misma situación y aquella que creías que mejor se adaptaría a tus necesidades puede que se la lleve otro. En nuestro caso tenemos poca disponibilidad actualmente, no obstante puedes ver una muestra actualizada en nuestra sección de oficinas en alquiler.

10 cosas que no pueden faltar en tu oficina

Aunque hay algunos aspectos y elementos que son obvios (sino no podrías trabajar), hoy queremos escribir sobre algo muy cotidiano y que a veces no tenemos presente, así que vamos a escribir sobre 10 cosas que no pueden faltar en tu oficina. Eso sí, ya te avisamos que a veces no se trata sólo de algo material, sino de contar con todo lo necesario para rendir a tope en tu trabajo dando lo máximo de tí en cada nuevo proyecto.

Oficina en Barcelona

Ejemplo de oficina en David. Espacios amplios separados por librerías de colores frescos.

Ya sabes que la correcta selección de la oficina es clave para tener un espacio de trabajo con el que te sientas a gusto, pero una vez que te instalas en ella deberías contar con:

1. Una buena iluminación. Este aspecto es básico, no te puede faltar una buena iluminación en tu espacio de trabajo para rendir al máximo y hacerlo de forma cómoda. Si la iluminación es inadecuada puedes llegar a notar cansancio, dolor de cabeza, fatiga ocular, estrés e incluso sufrir algún accidente laboral. Para poder prevenir todas las molestias que supone una mala iluminación, es necesario trabajar con espacios que dispongan de una buena luz natural. Pero a parte de eso, te recomendamos utilizar todas las lámparas y fuentes de luz que consideres ineludibles, incluida al menos una en tu escritorio.

2. Una decoración que aumente la productividad y creatividad. Aunque muchas personas no le prestan atención a la decoración de su oficina porque lo consideran un gasto superfluo e innecesario, lo cierto es que la decoración puede ser un gran aliado para los profesionales como tú que quieren mejorar la productividad en su trabajo y desempeñar mejor sus funciones. Tan sólo con una buena iluminación y distribución de espacios se puede aumentar el rendimiento laboral en hasta un 30%. La selección de colores y complementos de oficina son también temas importantes.

3. Un ordenador o material informático. Hoy en día un buen ordenador con conexión a Internet se ha convertido en una herramienta imprescindible para la mayoría de profesionales. Por eso, te aconsejamos que no escatimes en gastos, ni tampoco derroches, comprando un ordenador que cumpla todos tus requerimientos, y te hagas con los mejores programas informáticos para aquello que necesites. Puede incluso que necesites comprar dos monitores para trabajar más cómodamente. La eterna pregunta es ¿Mac o PC? 😀

4. Una impresora con fax. Siempre es bueno contar con una impresora para imprimir documentos, facturas, etc., pero si además cuentas con una impresora con fax y tienes adsl con llamadas gratis podrás sacarle un buen provecho al servicio de fax. Algunos trabajos pueden requerir de una impresora profesional, así que estudia cuál es la impresora que vas a necesitar antes de comprarla, pero deberías ceñirte a tus necesidades reales y valorar sobretodo el coste de los recambios.

5. Un teléfono. Este elemento es obvio, pero ¿teléfono fijo o móvil? ¿por qué no los dos?Para enviar y recibir llamadas, para concertar citas o pedir todo lo que puedas necesitar, un teléfono es imprescindible en cualquier oficina. Eso sí, si tienes miedo a las interrupciones descubre cómo silenciarlo o desactívalo en tus horas de mayor concentración (a menos que puedas recibir llamadas importantes). El teléfono, al igual que el ordenador, se ha convertido en una herramienta imprescindible.

6. Una silla cómoda. Para trabajar con mayor confort, sentirte mejor y evitar malas posturas, debes contar con una silla cómoda que te permita mantener una buena postura mientras trabajas. Gran parte de los dolores de cabeza, molestias en la espalda y falta de concentración se deben a no mantener una buena postura en el trabajo; y una silla cómoda con respaldo y brazos puede ayudarte a conseguirlo, además de tener unas pequeñas nociones de qué es mantener una buena postura en tu mesa de trabajo. Busca por internet “sillas ergonómicas” y descubre todo un mundo.

7. Una mesa espaciosa. Para que quepa en ella todo lo que necesitas cuando estás trabajando, e incluso sobre sitio para algo más; evitando así que tengas que guardar algo que necesitas o hacer maniobras para que te quepa todo. Evidentemente un tablero tan grande debe ir compensado con un espacio de trabajo proporcional, ya sabes que dentro del Edificio David tienes oficinas diáfanas de hasta 300 m2.

8. Material de oficina. Aunque la era digital nos consume, el pequeño material de oficina no puede desaparecer: Bolígrafos, lápices, archivadores, carpetas, cinta adhesiva, grapas, blog de notas, consumibles, etc. Aquellas cosas que puedes necesitar en cualquier momento del día, pero que muchas personas no consideran imprescindibles hasta que llega el momento en que hacen falta. Provéete siempre de esas pequeñas cosas para no estar nunca sin ellas.

9. Una pizarra. ¿Te has planteado la utilidad de algo tan sencillo como una pizarra? Pocos son los profesionales que piensan en tener una pizarra en su despacho, pero muchos los que realmente acabarían encontrándole una gran utilidad. Para anotar ideas y pensamientos, plasmar ideas, realizar bocetos, enseñarle algo a otras personas y mucho más. La creatividad siempre suele nacer de un papel y un lápiz.

10. Una cafetera, fuente de agua, microondas, dulces. O simplemente una botella de agua. Ten a mano siempre algún tentempié con el que tomar un aperitivo o beber algo mientras te relajas o inspiras. Puede que te apetezca tomar algo dulce, beber un café o tomar algo caliente. Si no tienes eso que te antoja perderás la concentración pensando en ello, así que mejor contar con ello. Además, hacer descansos no sólo no es malo, sino que suele ser beneficioso. Y si tienes la suerte de trabajar dentro del Edificio David, siempre puedes bajar a las galerías comerciales a tomar ese café, o incluso a relajarte en el espacio Yoga One del Gimnasio Dir.

Cuándo es el momento de cambiar y mejorar la oficina de tu negocio

Existen muchas razones por las que es recomendable cambiar o mejorar la oficina de un negocio. Una de las primeras es porque la oficina ya no se adapta a lo que se necesita, bien porque se queda pequeña o porque es una “oficina en casa” y es momento de cambiarse para expandir el negocio. En cualquier caso, puede llegar un momento en que necesites cambiar de oficina y debes saber reconocerlo.

cambiar de oficina

Cuándo deberías cambiar la oficina de tu negocio

Una de las principales señales que te pueden hacer pensar en que tu oficina ya no se adapta a tu negocio va enfocada, seguramente, a que ya no trabajas con la suficiente comodidad en ella.

Si consideras que rendirás mucho más trabajando fuera de tu casa o vas a trabajar con más personas, es necesario que te plantees el alquiler de una oficina. Muchos emprendedores empiezan trabajando en sus casas para ahorrar costes, pero cuando se dan cuenta de que su negocio crece y pueden permitirse pagar el alquiler de una oficina no dudan en hacerlo. Disponer de una oficina es una forma más de crecer, de expandir tu negocio: porque se da buena imagen, se puede recibir en ella a los clientes e incluso muchas personas trabajan mejor en ella que en su hogar con todas las interrupciones que eso supone, aumentando la productividad y favoreciendo el networking.

oficina en BarcelonaSi tu oficina se va quedando pequeña porque tu negocio crece, puede ser momento de cambiarse a otra más grande y profesional. Sobre todo si empieza a trabajar más personal en ella y el espacio empieza a escasear. Si tienes una oficina que se quedaba corta desde el principio y ya cuentas con el suficiente presupuesto para cambiarte no lo dudes, te merecerá la pena.

Sin duda, una buena idea es buscar una oficina en una zona céntrica o mejor ubicada para llegar mucho mejor a tus clientes y a los que lo son en potencia (lee este post relacionado). A veces no se trata sólo de mejorar la oficina, sino de mejorar la imagen empresarial, y para ello en ocasiones basta con tener una mejor ubicación.

Si, por el contrario, tu negocio te está yendo mal y la oficina que tienes es más de lo que puedes permitirte, puedes plantearte buscar otra oficina que se adapte a tí y puedas permitirte pagar. Dentro del Edificio David las tienes de todos los tamaños, y debido a sus características puedes hacer crecer o decrecer el espacio. Los cambios no siempre se tienen que dar porque las cosas van bien, sino que cuando van mal hay que tomar decisiones drásticas y saber adaptarse.

Cambiar la decoración de la oficina

Existen tres grandes razones para cambiar la decoración de una oficina:

  • Cuando se cambia la imagen corporativa de la empresa. Si cambias la imagen de tu empresa o empiezas a trabajar con otra franquicia, si el diseño corporativo es distinto, también debes adaptar la oficina a este nuevo diseño. Has de adaptar tu local de trabajo a la personalidad de la empresa tal como es en cada momento.
  • Para adecuarla a cada estación del año. Muchas empresas quieren maximizar sus esfuerzos decorativos y mejorar el clima laboral adaptando su oficina a cada estación del año, de manera que todos los elementos decorativos estén pensados para la primavera, verano, otoño e invierno, para inspirar y motivar en cada momento. También es bueno que la adaptes a fechas puntuales, como la Navidad o Carnavales.
  • Cuando quieres darle un nuevo aire a tu oficina. Si piensas que es el momento de cambiar la decoración de tu oficina porque nunca lo has hecho o porque ya no tiene la misma validez que antes, es el momento de hacer el cambio. Hay que saber adaptarse a los cambios, ya que a veces es renovarse o morir.

Pero la verdad es que a veces se cambia la decoración o algún aspecto de la oficina simplemente porque apetece, porque ese cambio puede parecer bueno.

Y entonces, ¿reforma radical o pequeños cambios?

Para tomar una decisión entre realizar una reforma radical o tan sólo unos pequeños cambios, hay que tener en cuenta las circunstancias personales del negocio y la persona que está tras él. Por ejemplo, si la oficina está tan mal que una gran reforma le vendría bien has de tener en cuenta el presupuesto del que dispones y pensar que vas a estar cierto tiempo sin que la oficina esté disponible.

reforma de oficina

Si no puedes permitirte reformar totalmente la oficina, o no lo necesitas, puedes implementar pequeños cambios que con el paso del tiempo acaban mejorando la oficina en general. En ocasiones, son los pequeños detalles los que marcan la diferencia.

La decoración de las paredes, muebles y otros elementos son clave desde el principio, pero se puede ir mejorando con el paso del tiempo para personalizar mucho más el espacio y conseguir el máximo rendimiento.

Algunas buenas ideas para mejorar tu oficina:

  • Dale más vida con flores o plantas
  • Busca cómo organizar mejor el espacio del que dispones
  • Piensa en la mejor iluminación para tu trabajo
  • Cambia pequeños detalles
  • Si necesitas renovar algo, ¡házlo!
  • Los vinilos decorativos pueden ser una buena idea
  • Piensa también en lo cómodo y confortable

En base a la experiencia de muchos años, dentro del Edificio David también podemos asesorarte sobre los espacios de trabajo que tenemos disponibles. Gracias a nuestros inquilinos (arquitectos, diseñadores gráficos, agencias de publicidad, showrooms, empresas 2.0, etc) conocemos de primera mano las necesidades de cada uno de ellos y podemos aportarte dicho conocimiento para que el cambio de negocio te sea lo más productivo y rentable y te cause las menores molestias posibles.

10 ideas para trabajar más y mejor en tu oficina

Trabajar en una oficina no es siempre tarea fácil, la falta de organización y de concentración pueden hacer merma en la capacidad de sacar el trabajo adelante de forma conveniente. Si nos paramos a pensar, 8 horas laborables son muchas horas, y en ese periodo de tiempo a veces no somos capaces de terminar todo aquello que nos hemos propuesto. Distracciones, llamadas de teléfono, reuniones totalmente improductivas, pérdida de tiempo online, etc. Normalmente acabamos el día con un pensamiento estresante: “Me falta tiempo“. ¿Pero de verdad te falta tiempo o no has sabido organizártelo de forma conveniente?

oficina productiva

En este artículo queremos ayudarte con 10 ideas que te ayudarán a trabajar más y mejor, más porque la gestión del tiempo te ayudará a mejorar los timings de entrega; y mejor porque lo harás de forma más cómoda. Al fin y al cabo trabajar a gusto y en un entorno agradable también mejora la productividad, así que vamos a ver si podemos ayudarte.

  • Concéntrate: utiliza los primeros 30 minutos del día para concentrarte en lo que vas a hacer. Deja el email, puede esperar. Termina con lo que empezaste el día anterior, revisa el planning de trabajo y acomételo mentalmente.
  • Deja de lado las tareas manuales: todo el trabajo manual, monótono, mecánico, … todo el trabajo aburrido y que no necesita apenas concentración déjalo para los momentos de mayor cansancio, es un error dedicar esfuerzo productivo a este tipo de tareas.
  • Bandeja “inbox”: estamos muy acostumbrados a manejarnos con el email y hacer todas las tareas pendiente “online”. Te aconsejamos que utilices una bandeja “inbox” física y que la dejes encima de tu escritorio. A lo largo del día verás que ésta irá creciendo con “pendientes”, al final de la jornada analiza lo que tienes en ella y toma decisiones sobre qué hacer con dichas tareas.
  • El “post-it”: durante la jornada laboral siempre se nos ocurren ideas, tareas pendientes que dejamos para más tarde, surgen contactos espontáneos, … utiliza herramientas manuales u online para capturarlas. Una libreta hecha con hojas recicladas de impresiones erróneas, los famosos post-it u otros dispositivos con los que te sientas cómodo y tengan dicha funcionalidad.
  • Redes sociales sí, pero con un planning: si tu empresa te anima a utilizar las redes sociales para interactuar con tus usuarios y/o clientes házlo, ¡sin duda! pero analiza mediante las estadísticas en qué horas se produce la mayor actividad y céntrate en esa franja horaria, si no lo haces estarás todo el día entrando y saliendo, con la pérdida de tiempo que ésto comporta.
  • Limita las salidas y las reuniones: pregúntate ¿esta reunión me va a aportar algo? hay muchos clientes y proveedores que enseguida reclaman tu atención cuando por otros medios puede solucionarse. Limita esas reuniones estériles a las meramente productivas y ponte un límite en cuanto a su duración. Asegúrate que esas salidas sean a última hora de la mañana o de la tarde o romperás todo tu esquema de trabajo del día.
  • Descansa: las pausas entre tareas son fundamentales para que nuestra mente se airee, haz algo diferente, camina, acércate a la ventana, sal fuera de la oficina, etc … se trata de que por unos instantes puedas relajarte para empezar con una nueva tarea.
  • Hora de comer: haz todo lo necesario para no comer en la oficina, y mucho menos en la mesa donde trabajas. Desconecta, aunque comas de “tupper” házlo en el parque, airéate. Pasar mucho tiempo dentro del mismo entorno puede hacer que acabes aborreciéndolo y que, además, tu mente acabe sin hacer distinciones entre las horas que trabajas y las que no estás haciéndolo.
  • “No me pasen llamadas”: hay momentos en que la concentración que hay que dedicar a un trabajo específico merece no ser interrumpido. Deja dicho en recepción que no te pasen llamadas. Son ideales para romperte el ritmo y para distraerte de lo que estabas haciendo.
  • Al final del día haz un “reset”: los últimos 5 minutos del día dedícalos a recoger, a ordenar tu mesa, a vaciar de cosas inútiles tu inbox ya limpiar tu escritorio. Al día siguiente lo encontrarás todo ordenado y listo para volver a empezar.

Pon en práctica estos simples consejos y déjanos un comentario si crees que te han servido para mejorar en el día a día dentro de tu oficina.

8 ideas para tener una oficina más sostenible

Dicen que cada granito de arena cuenta, que muchos granitos de arena hacen un desierto igual que muchas pequeñas gotas conforman un océano. Y dentro del mundo globalizado en el que estamos olvidamos que nosotros mismos somos pequeños seres diminutos que conformamos todo un ecosistema frágil, un mundo que empieza a tambalearse y que sólo nosotros podemos apuntalar de forma eficaz.

locales para showrooms

Es por ello que nos vemos en la obligación de aportar nuestro granito de arena para que, si todos tomamos ejemplo podamos aportar a ese océano de arena un poquito más de alegría, respetando a la naturaleza, proveedora de vida y bienestar. Nuestra vida cotidiana está repleta de oportunidades para hacer de este mundo algo que podamos dejar en herencia a nuestros hijos, y nuestro entorno de trabajo, la oficina, es el lugar ideal para empezar a tomar conciencia de ello.

Nuestras 8 ideas para trabajar en una oficina más sostenible son las siguientes, a ver qué te parecen:

  • El papel es, seguramente, el material más utilizado en una oficina. La importancia del reciclaje es esencial dentro del mantenimiento del ecosistema que nos alberga. Una tonelada de papel reciclado equivale a 17 árboles, ¡haz cuentas! Otra idea es la reutilización del mismo, imprimir a doble cara con la impresora o reutilizar los papeles con impresión errónea como blocs de notas cortándolos con una guillotina al tamaño adecuado. Por cada kilo de papel que se ahorra (además del coste económico que comporta), reducirás las emisiones de CO2 en dos kilos y medio.
  • Antes de grapar un documento piensa si puedes utilizar un clip, la ventaja de éstos es que son reutilizables.
  • ¿Es necesario tener agua embotellada en la oficina? Quizás sale más a cuenta tener un dispensador, haz números. De todas formas evita los vasos de plástico desechables. Ten tu propia vaso o taza, además te servirá para hacerte el café, el té de media tarde o incluso un consomé. La lavas y lista para ser reutilizada tantas veces como quieras ¿para qué tanto gasto en vasos de plástico y papel plastificado de poliestireno?
  • Busca una oficina con luz natural, además de que trabajar con luz natural aumenta la productividad, ahorrarás un montón en consumo de electricidad, cosa que repercute negativamente en nuestro entorno. Como ya sabes, dentro del Edificio David todas las oficinas tienen luz natural gracias a las grandes ventanas que dan tanto a la calle Aribau como al patio interior de la manzana.
  • Si no disponen de luz natural y necesitas luz artificial intenta utilizar bombillas de leds o de bajo consumo. Igualmente haz lo mismo con las pantallas de los ordenadores, notarás un descenso del consumo y también en el calor que emiten.
  • Hablando de ordenadores y de pantallas, no es recomendable utilizar el modo salvapantallas cuando éste deja de utilizarse durante una pausa. Este modo tan corriente y tan utilizado consume casi lo mismo que cuando lo estamos utilizando. Mejor apagar la pantalla o en su defecto dejar inutilizado el modo salvapantallas para que se apague automáticamente.
  • Piensa a largo plazo. Piensa siempre en reutilizar, reparar y reciclar. Esto sirve para todo, ordenadores, material de oficina, mobiliario, etc. A veces cuando amortizamos por ejemplo, un ordenador, solemos pensar en tirarlo. ¿Sabes que hay organizaciones ONG que los recogen? Lo que tu crees que ya no vas a utilizar seguramente habrá alguien que sí pueda sacarle algún provecho.
  • Rodéate de plantas. Éstas ayudan a regular el ambiente, aportan humedad, alegría y algunas de ellas incluso absorben las radiacionesde algunos aparatos electrónicos. Además, te alegrarán la vista.

Creemos que un mundo mejor es posible, pero para conseguir que los propósitos de sostenibilidad inunden el planeta es necesario que todos tomen conciencia sobre la necesidad real de cambiarlo. Nosotros ya hemos empezado, ¿y tú?

Cómo diseñar una oficina productiva

Hemos repetido hasta la saciedad en este blog una serie de conceptos que definen cómo debería ser la oficina ideal para, de esta manera potenciar la productividad de tu empresa. A veces pasamos por alto una serie de sencillos consejos que realmente pueden ayudar a ser más productivos en nuestro trabajo, sabemos que tanto la decoración como el equipamiento que utilizamos diariamente (amén de la luz natural) influyen en nuestro estado de ánimo, y éste, como es evidente, en la productividad.

Oficinas alquiler Barcelona

Así pues, a la hora de escoger una oficina y más tarde diseñarla, deberías hacerlo en base a una serie de premisas que faciliten en un futuro la relación entre el equipo de personas que conforman tu empresa, un buen ambiente de trabajo y un plus de motivación que permita fluir libremente la creatividad, sin ataduras.

Desde  David creemos que en nuestros espacios de trabajo, oficinas diáfanas en alquiler, puedes sin duda encontrar espacios que inspiran. Que gracias a la luz natural que penetra a través de los grandes ventanales, las enormes superficies diáfanas y la complicidad entre la antigüedad del espacio y lo moderno, da como resultado un lugar donde el trabajo se hace más ameno, divertido e invita a la motivación empresarial.

Para alcanzar dicho objetivo nos hemos permitido la licencia de escribir estos consejos que facilitarán y acabarán de complementar lo que ya tienes en mente:

  • Invierte en diseño: un espacio diáfano es ideal para montar una oficina a tu gusto, con un diseño espectacular y con la posibilidad de construir los espacios que necesitas, incluso teniendo en cuenta un modelo escalable por si tu empresa crece. El diseño de una oficina es esencial para que tanto empleados como clientes se sientan a gusto en ella.
  • Define tu identidad: es muy importante definir qué eres y qué quieres transmitir, tanto a clientes como proveedores, pero también a la gente de tu equipo, les ayudará a sentirse identificados con la empresa y motivará, aumentando la productividad.
  • Centra tu actividad en una zona donde tengas empresas objetivo, esto te ayudará a minimizar gastos como los de transporte y asentará la imagen que quieres que tus clientes se formen de tu negocio.
  • Los espacios diáfanos, abiertos, ayudan a que tus empleados puedan comunicarse de forma proactiva, el feed back constante entre ellos mejora el ambiente de trabajo y consecuentemente la productividad. El intercambio de ideas, además, favorece también la creatividad a la hora de acometer juntos un cometido y se tiende a afianzar el sentimiento de grupo que lucha por un objetivo común.
  • Crea una zona de relax para tus empleados. Un lugar dentro de la oficina donde el networking entre compañeros pueda fluir libremente, instala una cafetera, un microondas, pon unas sillas, etc .. haz de este lugar un sitio cómodo donde desconectar unos instantes, puedes hacerlo diseñando un espacio alegre con mensajes de motivación, fotografías de logros de la empresa, etc.

Es importante que tu espacio de trabajo sea lo más cómodo y singular posible, un lugar donde trabajamos a gusto es un lugar en el que nos apetece hacer cosas, donde vamos alegremente, y todo ello repercute en la productividad final. Un trabajador contento es el motor de una empresa, no lo olvides; ayuda a motivar y los resultados vendrán solos.

Dentro del Edificio David tenemos esos espacios que te van a inspirar. Estamos seguros que tanto por su disposición estratégica dentro del punto neurálgico empresarial barcelonés, como por los grandes espacios abiertos que puedes encontrar, como por las peculiaridades del Edificio y todos los servicios que puedes encontrar en él hacen de éste un lugar 100% recomendable para instalar una oficina que cumpla los requisitos anteriormente descritos.

Puntos clave para encontrar tu oficina ideal en Barcelona

Para la gente que no es de Barcelona quizás puede resultar un poco complicado saber qué zonas de la ciudad son las mejores para llevar a cabo una actividad empresarial. Y no sólo eso sino que muchas veces, por desconocimiento, pasamos por alto muchos aspectos que una vez instalados en dicho espacio de trabajo se vuelven relevantes. Cuántas veces hemos dicho en voz alta … ¿Y si lo hubiera pensado antes?

Barcelona

Ante todo hay que tener en cuenta las tres grandes zonas (a grandes rasgos) en las que normalmente se integran la mayoría de empresas dentro de la ciudad condal. Las nombraremos con números para que nos sea más sencillo:

  • Zona 1: quizás la más conocida y donde se integran la mayoría de despachos de abogados, notarios, grandes firmas y multinacionales. Esta zona es la que va desde el centro (Plaça Catalunya) hasta la diagonal (y calles adyacentes).
  • Zona 2: la mayoría de empresas escogen sobretodo el eje de la Avenida Diagonal que va desde la Plaça Francesc Macià hasta aproximadamente su confluencia con Paseo de Gracia (igual si apuramos podríamos hablar de hasta llegar al Paseo de San Juan); y, evidentemente en las calles adyacentes como en calle Numancia, Travessera de Gràcia, Aribau, Tuset, Balmes, etc.
  • Zona 3: en esta zona, mucho más apartada del centro de la ciudad podríamos establecer otro nicho importante de empresas, casi todas dedicadas a las nuevas tecnologías gracias al proyecto que se inció hace cosa de 10 años en dicho distrito para reactivarlo. El proyecto 22@ y la incubadora de empresas situada en Glòries es lo que motiva a muchas empresas de nueva creación a establecerse allí, pero normalmente cuando el proyecto madura suelen acabar en otras zonas de Barcelona.

Mapa Barcelona

Qué necesitamos para conseguir nuestra oficina ideal

Aunque los valores para determinar “la oficina ideal” pueden variar de una a otra persona y los intereses que tenga, sí podemos establecer ciertos criterios que pueden favorecer la idoneidad de un espacio de trabajo frente a otro. Éstos, a grandes rasgos, podríamos definirlos como:

  • Bien comunicada: El aspecto principal que debemos tener en cuenta para el correcto funcionamiento de una empresa es sin duda la comunicación con el resto de la ciudad. Una oficina céntrica, con todos los servicios que necesitamos para el correcto desarrollo de nuestras funciones, próxima a puntos estratégicos que enlacen con los transportes públicos de la ciudad, párkings accesibles a cualquier hora, etc. La comunicación no se refiere sólo a la comodidad para trabajadores, clientes y proveedores, sino que estar en un centro neurálgico de negocios ayuda a la sinergia empresarial.
  • Luz natural: Otro de los aspectos fundamentales a la hora de escoger un espacio de trabajo es el de la luz natural. Ya vimos en un anterior artículo que trabajar con luz natural aumenta la productividad, además de economizar costes eléctricos y, a la larga, incluso bajas por estrés de los trabajadores.
  • Espacios abiertos: Trabajar en un espacio abierto, diáfano, con una decoración agradable, con techos altos mejora la experiencia laboral de los trabajadores, causa una buena impresión a los clientes (que se sienten más cómodos a la hora de visitarte o negociar contratos) y ayuda en las relaciones entre empleados.
  • Comodidad: Para la gente que vive fuera de la ciudad y trabaja en Barcelona es vital sentirse cómodo en su lugar de trabajo, hay que tener en cuenta que seguramente desayunará cerca de la oficina, comerá en algún restaurante, puede incluso que haga la compra camino de casa, etc. En este caso la zona deberá proveer de lugares de ocio y restauración que nos faciliten la vida.

oficina1El Edificio David, sin duda, cumple con todos los requisitos que hemos expuesto. Un lugar con oficinas diáfanas desde 80 a 300 metros cuadrados (con posibilidad de ampliaciones), con grandes ventanales por donde entra luz natural, en pleno centro de negocios, al lado de la Avenida Diagonal y a pocas calles del Paseo de Gracia, con párking dentro del mismo edificio y la posibilidad de entrar con tu vehículo hasta la puerta de tu oficina, un supermercado Mercadona en su interior, el Gimnasio DIR más moderno de la ciudad, en un enclave empresarial y de negocios único, con decenas de bares, restaurantes y otros negocios que nos facilitarán la vida.

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Ideas para decorar una oficina

Trabajar en un entorno agradable es fundamental, y no sólo en cuanto a estética estamos hablando, sino también de cara a aumentar la productividad y la eficiencia del trabajo que se realiza. La decoración de todo tipo de ambientes es positiva para trabajar a gusto y reducir los niveles de estrés a los que estamos sometidos diariamente. Si la afirmación anterior sirve para cualquier tipo de entorno, aun se vuelve más importante dentro de un ambiente de trabajo en el que pasamos la mayoría de las horas de un día laborable.

Es difícil imaginarse al alquilar una oficina (sobretodo si ésta es diáfana), en qué podrías convertirla y cómo cuadrarla con tus gustos estéticos. No siempre debes fijarte en este criterio a la hora de imaginártela o diseñarla, hay otros aspectos que también deberás tener en cuenta como la funcionalidad, la luz, la creación de espacios más íntimos para salas de reunión, la verticalidad de los ambientes, la imangen que transmites a clientes, etc. para establecer entre todos ellos una relación armónica que propicie un resultado homogéneo perfecto.

oficina en Barcelona

Ejemplo de oficina en alquiler en Edificio David, actualmente disponible

Ante todo debes tener claro el estilo que quieres darle a tu ambiente de trabajo. Esto vendrá, en parte, determinado también por el tipo de actividad que se realice en él. Por ejemplo, para despachos de abogados, notarios, etc el toque clásico es casi inevitable ahondando en muebles de maderas nobles y en algunos casos antiguos. Profesiones más liberales, así como las de servicios tipo diseñadores gráficos, arquitectos, diseñadores de páginas web y 2.0, pueden jugar más con la estética y la modernidad. La frescura es el denominador común sobre el cual pueden jugar este tipo de empresas.

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Ejemplo de oficina alquilada en David; luminosa, verticalidad de espacio.

En el Edificio David, por ejemplo, los grandes espacios industriales diáfanos aportan un carácter único y especial si sabes combinar sus muros centenarios con la modernidad actual, y llevar a cabo un singular contraste entre lo antiguo y lo moderno que siempre triunfará si no recargas demasiado el ambiente. Los espacios altos y abiertos (una de las cualidades de nuestras cuatro plantas de oficinas) hacen que el ambiente sea más distendido, relajan, y no dan la impresión de que estés bajo un yugo de cemento y hormigón armado. Si a esto le sumas los grandes ventanales con luz natural, lograrás que tu espacio de trabajo tenga la luz suficiente para no tener que encender las bombillas y fluorescentes durante el día, detalle que  aportará frescura y mucha vida a tu oficina, tal y como ya vimos en un artículo anterior sobre la luz natural y la productividad.

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Ejemplo de oficina alquilada en David, cálida, transformación de la luz natural desde las ventanas superiores

A rasgos generales no se aconsejan colores oscuros ni estridentes para las paredes porque pueden hacer las paredes mucho más pequeñas de lo que realmente son. La estridencia de colores también pueden afectar al estado de salud de los trabajadores. En cuanto a los muebles, no hay que dejar al azar su elección ya que mermará el aspecto estético pudiendo parecer éste menos profesional. Además te aconsejamos que los muebles estén siempre alejados de la puerta principal para dar más sensación de espacio cuando entres. Las luces siempre mejor de arriba a abajo, e intentando prescindir de la “sosa” luz de los fluorescentes que acaban agotando los ojos y posteriormente afectando a la productividad.

Oficina en Barcelona

Ejemplo de oficina en David. Espacios amplios separados por librerías de colores frescos.

Plantas, accesorios personalizados como fotos, vinilos sobre la pared, muestras de nuestro trabajo… pueden utilizarse para decorar sin recargar el ambiente general. La uniformidad del espacio y la armonía entre todos los elementos será lo que dictamine si tu oficina, además de funcional, es un espacio agradable donde trabajar a gusto, algo fundamental para un lugar donde pasarás la mayor parte del día. “Un trabajador disgustado en un ambiente enrarecido es un trabajador poco productivo”.

A “grosso modo“, y para lograr el ambiente de trabajo perfecto, deberás tener en cuenta los siguientes puntos a la hora de diseñar o decorar tu oficina:

  1. Utiliza muebles prácticos y funcionales.
  2. Mantén una organización constante en las mesas.
  3. Utiliza una iluminación adecuada y aprovecha al máximo la luz natural.
  4. Usa estanterías como elementos divisorios.
  5. Escoge los colores adecuados tanto para las paredes como para la decoración general.
  6. Utiliza la verticalidad del espacio para dar sensación de espacio abierto.
  7. Utiliza accesorios como plantas, recuerdos, etc
  8. No recargues la oficina de cosas innecesarias, ten los espacios lo más libres posibles.

Esperamos que gracias a estos prácticos consejos puedas adaptar tus ideas al espacio del que dispones y ésto pueda facilitarte el sentirte más a gusto en tu oficina. ¡Es esencial!