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Qué pasos debes tener en cuenta antes de alquilar una nueva oficina

Los cambios, cuando se realizan, deben ser siempre para mejorar, así que si estás pensando en alquilar una nueva oficina como espacio de trabajo seguramente sea porque la evolución lógica de tu empresa así lo solicita, pero es necesario que te pares a pensar qué debes hacer antes de dar este paso tan importante. Debes tener en cuenta que tu nueva oficina será un paso más hacia el crecimiento de tu negocio.

Cuando ejerces una nueva actividad en un local, debes solicitar los permisos pertinentes de apertura del local de trabajo y solicitar el libro de visitas correspondiente. Nuestras oficinas ya están preparadas para tu actividad, por lo que no tendrás que preocuparte por la licencia de apertura del local ni ninguna obra ni reforma importante más que plasmar tu creatividad en sus paredes.

Edificio de Oficinas David

La primera reflexión que te has de hacer en el momento que estés visitando oficinas es la de ser realista, apostar por las que se adaptan más a tus necesidades concretas: si están en un lugar céntrico donde puedan encontrarte fácilmente y tu logística se vea afectada en positivo, comodidad de la zona, si tiene luz natural, servicios de alrededor, si es zona de negocios, etc. y olvídate del aspecto de las paredes. Se creativo e intenta imaginar cómo quedaría el espacio que estás viendo una vez esté reformado.

Si la oficina te convence: lee bien el contrato y los términos y condiciones del mismo para asegurarte de que entiendes perfectamente cada una de sus palabras y cláusulas, para que no tengas ninguna duda a la hora de firmar. Si hay algo que consideras que debería estar en él, indícalo.

Garrigosa Estudio Barcelona

Oficinas de Garrigosa Estudio dentro del Edificio David

Déjate asesorar por expertos. Por eso, con nuestros años de experiencia alquilando oficinas a profesionales como tú, nos ofrecemos a darte los mejores consejos para que saques el máximo provecho posible del que será tu nuevo lugar de trabajo. Es posible que puedas obtener beneficios fiscales o de otro tipo por alquilar tu oficina, así que no dudes en conocerlos. Si por algo nos hemos caracterizado siempre dentro del Edificio David es por nuestro trato atento y personalizado, nos gusta que estés contento y estés a gusto con nosotros, así que siempre que podamos te facilitaremos las cosas, no lo dudes.

Elige y prepara tu oficina

La selección de la oficina es un punto clave, ha de ser perfecta para tu gusto y necesidades, para que trabajes lo más cómodamente posible en ella y tu productividad se vea sensiblemente mejorada; por ejemplo, el hecho de tener una excelente ubicación dentro de la ciudad te permite mejorar tu imagen y llegar mejor a tus clientes.

No lo olvides nunca: si quieres ser grande, has de pensar a lo grande. Por eso, alquilar una oficina en pleno centro de Barcelona te puede otorgar un estatus que ninguna otra oficina en cualquier otra ubicación te dará. Además, cualquiera de los empleados que trabajen en tu negocio encontrará más viable llegar al centro de la ciudad antes que a otro sitio (al igual que tus clientes y proveedores).

Elige una oficina que te enamore ¡y que tenga ventanas!. Los grandes ventanales permiten mejor el paso de la luz natural y un punto de fuga para tus ojos, incrementando la productividad.

Brosmind oficinas

Oficina de Brosmind en Barcelona

Debes reflexionar sobre los siguientes aspectos: ¿qué tal la ubicación? ¿Qué tal el aparcamiento? ¿La oficina tendrá listos todos los servicios disponibles en el momento en que entres a trabajar en ella? ¿Todas las personas que trabajarán en ella se sentirán cómodas? ¿Es lo suficientemente amplia y luminosa para desempeñar el trabajo perfectamente y fomentar tu creatividad? ¿Si tu actividad crece será suficiente? ¿Será escalable? ¿Tiene buena seguridad? ¿Cuenta con extras o servicios añadidos que me interesan? Tu espacio de trabajo ha de adaptarse a ti, y no al contrario, por lo que elige una oficina que te enamore, que sirva para todos tus objetivos empresariales y te permita crecer. Piensa ahora en David y verás que la gran mayoría de estas preguntas quedan solucionadas de un solo plumazo.

Antes de entrar en tu nueva oficina, recuerda acondicionarla y decorarla para adaptarla a tu actividad e imagen corporativa y crear de ella un verdadero lugar de trabajo del que sentirse orgulloso. Tienes que tener en cuenta además que, en muchas ocasiones, es necesario hacer reformas en el local para adaptarlo a la legislación vigente, aunque en el caso de nuestras oficinas lo habitual es que no tengas más que personalizarla a tu gusto.

Oficina en alquiler

Ejemplo de oficina en alquiler de 105 m2, actualmente disponible

Compra los muebles, el equipo informático, los materiales de trabajo que necesites y decora la oficina a tu gusto, en nuestras oficinas tienes carta verde para hacer lo que quieras, todo dependerá de tu creatividad e imaginación (o la de tu estilista). Para la mayoría de profesionales este paso es emocionante porque es el último paso antes de iniciar su actividad, es el momento en que el sueño se convierte en realidad y la oficina está disponible para empezar a trabajar.

Date una vuelta por nuestras instalaciones y familiarízate con ellas, porque cuando finalmente alquiles la oficina pasarás muchas horas en ella. Si lo necesitas, tómate un tiempo para pensarlo y reflexionar, pero si realmente te convence date prisa, porque puede haber más clientes interesados en tu misma situación y aquella que creías que mejor se adaptaría a tus necesidades puede que se la lleve otro. En nuestro caso tenemos poca disponibilidad actualmente, no obstante puedes ver una muestra actualizada en nuestra sección de oficinas en alquiler.

10 cosas que no pueden faltar en tu oficina

Aunque hay algunos aspectos y elementos que son obvios (sino no podrías trabajar), hoy queremos escribir sobre algo muy cotidiano y que a veces no tenemos presente, así que vamos a escribir sobre 10 cosas que no pueden faltar en tu oficina. Eso sí, ya te avisamos que a veces no se trata sólo de algo material, sino de contar con todo lo necesario para rendir a tope en tu trabajo dando lo máximo de tí en cada nuevo proyecto.

Oficina en Barcelona

Ejemplo de oficina en David. Espacios amplios separados por librerías de colores frescos.

Ya sabes que la correcta selección de la oficina es clave para tener un espacio de trabajo con el que te sientas a gusto, pero una vez que te instalas en ella deberías contar con:

1. Una buena iluminación. Este aspecto es básico, no te puede faltar una buena iluminación en tu espacio de trabajo para rendir al máximo y hacerlo de forma cómoda. Si la iluminación es inadecuada puedes llegar a notar cansancio, dolor de cabeza, fatiga ocular, estrés e incluso sufrir algún accidente laboral. Para poder prevenir todas las molestias que supone una mala iluminación, es necesario trabajar con espacios que dispongan de una buena luz natural. Pero a parte de eso, te recomendamos utilizar todas las lámparas y fuentes de luz que consideres ineludibles, incluida al menos una en tu escritorio.

2. Una decoración que aumente la productividad y creatividad. Aunque muchas personas no le prestan atención a la decoración de su oficina porque lo consideran un gasto superfluo e innecesario, lo cierto es que la decoración puede ser un gran aliado para los profesionales como tú que quieren mejorar la productividad en su trabajo y desempeñar mejor sus funciones. Tan sólo con una buena iluminación y distribución de espacios se puede aumentar el rendimiento laboral en hasta un 30%. La selección de colores y complementos de oficina son también temas importantes.

3. Un ordenador o material informático. Hoy en día un buen ordenador con conexión a Internet se ha convertido en una herramienta imprescindible para la mayoría de profesionales. Por eso, te aconsejamos que no escatimes en gastos, ni tampoco derroches, comprando un ordenador que cumpla todos tus requerimientos, y te hagas con los mejores programas informáticos para aquello que necesites. Puede incluso que necesites comprar dos monitores para trabajar más cómodamente. La eterna pregunta es ¿Mac o PC? 😀

4. Una impresora con fax. Siempre es bueno contar con una impresora para imprimir documentos, facturas, etc., pero si además cuentas con una impresora con fax y tienes adsl con llamadas gratis podrás sacarle un buen provecho al servicio de fax. Algunos trabajos pueden requerir de una impresora profesional, así que estudia cuál es la impresora que vas a necesitar antes de comprarla, pero deberías ceñirte a tus necesidades reales y valorar sobretodo el coste de los recambios.

5. Un teléfono. Este elemento es obvio, pero ¿teléfono fijo o móvil? ¿por qué no los dos?Para enviar y recibir llamadas, para concertar citas o pedir todo lo que puedas necesitar, un teléfono es imprescindible en cualquier oficina. Eso sí, si tienes miedo a las interrupciones descubre cómo silenciarlo o desactívalo en tus horas de mayor concentración (a menos que puedas recibir llamadas importantes). El teléfono, al igual que el ordenador, se ha convertido en una herramienta imprescindible.

6. Una silla cómoda. Para trabajar con mayor confort, sentirte mejor y evitar malas posturas, debes contar con una silla cómoda que te permita mantener una buena postura mientras trabajas. Gran parte de los dolores de cabeza, molestias en la espalda y falta de concentración se deben a no mantener una buena postura en el trabajo; y una silla cómoda con respaldo y brazos puede ayudarte a conseguirlo, además de tener unas pequeñas nociones de qué es mantener una buena postura en tu mesa de trabajo. Busca por internet “sillas ergonómicas” y descubre todo un mundo.

7. Una mesa espaciosa. Para que quepa en ella todo lo que necesitas cuando estás trabajando, e incluso sobre sitio para algo más; evitando así que tengas que guardar algo que necesitas o hacer maniobras para que te quepa todo. Evidentemente un tablero tan grande debe ir compensado con un espacio de trabajo proporcional, ya sabes que dentro del Edificio David tienes oficinas diáfanas de hasta 300 m2.

8. Material de oficina. Aunque la era digital nos consume, el pequeño material de oficina no puede desaparecer: Bolígrafos, lápices, archivadores, carpetas, cinta adhesiva, grapas, blog de notas, consumibles, etc. Aquellas cosas que puedes necesitar en cualquier momento del día, pero que muchas personas no consideran imprescindibles hasta que llega el momento en que hacen falta. Provéete siempre de esas pequeñas cosas para no estar nunca sin ellas.

9. Una pizarra. ¿Te has planteado la utilidad de algo tan sencillo como una pizarra? Pocos son los profesionales que piensan en tener una pizarra en su despacho, pero muchos los que realmente acabarían encontrándole una gran utilidad. Para anotar ideas y pensamientos, plasmar ideas, realizar bocetos, enseñarle algo a otras personas y mucho más. La creatividad siempre suele nacer de un papel y un lápiz.

10. Una cafetera, fuente de agua, microondas, dulces. O simplemente una botella de agua. Ten a mano siempre algún tentempié con el que tomar un aperitivo o beber algo mientras te relajas o inspiras. Puede que te apetezca tomar algo dulce, beber un café o tomar algo caliente. Si no tienes eso que te antoja perderás la concentración pensando en ello, así que mejor contar con ello. Además, hacer descansos no sólo no es malo, sino que suele ser beneficioso. Y si tienes la suerte de trabajar dentro del Edificio David, siempre puedes bajar a las galerías comerciales a tomar ese café, o incluso a relajarte en el espacio Yoga One del Gimnasio Dir.

Feng Shui para oficinas: potencia tu trabajo

El Feng Shui es un ancestral sistema chino estético que pretende utilizar la doctrina taoísta para ayudar a mejorar la vida. Éste se basa en la existencia de un aliento vital o chi cuyo flujo se ve modificado por la forma y disposición del espacio, las orientaciones (puntos cardinales) y los cambios temporales. Y, aunque por muchos es tildado de pseudociencia o supersticiones chinas, no es menos cierto que actualmente en Europa esta práctica con más de 4.000 años de antiguedad ha alcanzado cierto auge. En Oriente, a modo de apunte, forma parte (desde generaciones atrás) del mundo emprearial y corporativo, sobretodo en grandes ciudades como Hong Kong, Shanghai o Tai Pei.

Aunque el objetivo de aplicar el Feng Shui a dicho ámbito empresarial va destinado al aumento de las ganancias (beneficios), éste incluye también la necesidad de crear ambientes mucho más armoniosos, en los cuáles podamos trabajar de forma más entusiasta y creativa. Para simplificarlo podríamos decir a “grosso modo” que aplicando los principios del Feng Shui de forma adecuada tendremos mejor suerte en nuestro trabajo u ocupación habitual.

oficina en Barcelona

Ejemplo de oficina dentro del Edificio David, Barcelona

Antes de entrar en materia, la premisa más importante (aplicable también a tu vida personal) es tener una actitud positiva y creer en tus posibilidades, una vez tenemos lo más importante podemos organizar nuestro espacio de trabajo para optimizar dicha energía positiva que te ayudará a trabajar de forma más armoniosa.

Está demostrado que los colores tienen un impacto en nuestras emociones, es fundamental acertar con éstos, por ejemplo para evitar el estrés se recomiendan colores claros y tonos poco estridentes que ayuden a la concentración, a relajarte y a trabajar creativamente, sin distracciones. Éstos son los colores que puedes utilizar en tu oficina.

oficinas en Barcelona

Ejemplo de oficina dentro del Edificio David, Barcelona

La luz natural (algo que el Edificio David te ofrece en sus oficinas) es uno de los puntos fuertes de esta doctrina aplicada al ámbito de trabajo. La ausencia de reflejos, sombras o destellos es fundamental para trabajar a gusto, asimismo la luz mortecina de los fluorescentes no deja correr los flujos de energía de forma correcta, debemos evitarlos en lo posible. La luz natural debe entrarnos desde la izquierda o desde la derecha según seamos diestros o zurdos, de esta forma evitaremos el punto de las sombras y efectos extraños de luz.

El escritorio (o el lugar principal que ocupamos al trabajar) debe ocupar el lugar dominante, de frente o en la diagonal con la puerta de entrada, con nuestra silla de espaldas a la pared. Asimismo, y para mantener tu mente concentrada en lo que estás haciendo lo mejor es tener solamente lo imprescindible y necesario sobre éste, acompañado si quieres de una de las claves fundamentales para el Feng Shui: una planta natural (no vale una de plástico). Esta deberá estar siempre visible. Tener muchas cosas encima del escritorio estanca la energía y entra en un caos constante, de hecho el desorden no permite (psicológicamente) concentrarse de forma adecuada.

oficinas en Barcelona

Ejemplo de oficina dentro del Edificio David, Barcelona

La ubicación del escritorio, al ser el lugar donde pasamos la mayor parte del tiempo, es fundamental; así como las dimensiones de éste e incluso la orientación. Dependiendo del tipo de trabajo que desarrollas en la oficina debemos tener en cuenta estos tres puntos básicos:

  • Si en tu trabajo necesitas asumir una posición de control y autoridad (como por ejemplo, puestos de gerencia, médico, abogado o cualquier trabajo en el cual sea necesario inspirar confianza o autoridad), entocnes lo más importante es que tu escritorio esté situado en la esquina más alejada de la puerta, dispuesto, no obstante, de forma en que puedas verla.
  • Detrás del escritorio no debes poner estanterías, armarios, ni situar a éste con ventanas detrás o delante. Sin embargo en dicha pared sí puedes poner diplomas o premios que avalen la autoridad o conocimientos que quieres transmitir.
  • Para profesiones más creativas, trabajos digamos más “solitarios” como periodistas, diseñadores gráficos, programadores web u tareas que requieran una mayor introspección y una abstracción del entorno, entonces lo más importante será que orientes correctamente tu escritorio con respecto a los puntos cardinales (otro de los principios fundamentales del Feng Shui).

Las oficinas que tenemos a tu disposición dentro del Edificio David cumplen muchas de estas premisas, lugar donde la luz natural es denominador común en todas las instalaciones, espacios diáfanos que invitan a construir tu propio espacio de la forma que tú creas que te va a beneficiar durante la jornada de trabajo. ¿Por qué no adecuarlo bajo el prisma de los principios del Feng Shui?

Ideas para decorar una oficina

Trabajar en un entorno agradable es fundamental, y no sólo en cuanto a estética estamos hablando, sino también de cara a aumentar la productividad y la eficiencia del trabajo que se realiza. La decoración de todo tipo de ambientes es positiva para trabajar a gusto y reducir los niveles de estrés a los que estamos sometidos diariamente. Si la afirmación anterior sirve para cualquier tipo de entorno, aun se vuelve más importante dentro de un ambiente de trabajo en el que pasamos la mayoría de las horas de un día laborable.

Es difícil imaginarse al alquilar una oficina (sobretodo si ésta es diáfana), en qué podrías convertirla y cómo cuadrarla con tus gustos estéticos. No siempre debes fijarte en este criterio a la hora de imaginártela o diseñarla, hay otros aspectos que también deberás tener en cuenta como la funcionalidad, la luz, la creación de espacios más íntimos para salas de reunión, la verticalidad de los ambientes, la imangen que transmites a clientes, etc. para establecer entre todos ellos una relación armónica que propicie un resultado homogéneo perfecto.

oficina en Barcelona

Ejemplo de oficina en alquiler en Edificio David, actualmente disponible

Ante todo debes tener claro el estilo que quieres darle a tu ambiente de trabajo. Esto vendrá, en parte, determinado también por el tipo de actividad que se realice en él. Por ejemplo, para despachos de abogados, notarios, etc el toque clásico es casi inevitable ahondando en muebles de maderas nobles y en algunos casos antiguos. Profesiones más liberales, así como las de servicios tipo diseñadores gráficos, arquitectos, diseñadores de páginas web y 2.0, pueden jugar más con la estética y la modernidad. La frescura es el denominador común sobre el cual pueden jugar este tipo de empresas.

oficina en barcelona

Ejemplo de oficina alquilada en David; luminosa, verticalidad de espacio.

En el Edificio David, por ejemplo, los grandes espacios industriales diáfanos aportan un carácter único y especial si sabes combinar sus muros centenarios con la modernidad actual, y llevar a cabo un singular contraste entre lo antiguo y lo moderno que siempre triunfará si no recargas demasiado el ambiente. Los espacios altos y abiertos (una de las cualidades de nuestras cuatro plantas de oficinas) hacen que el ambiente sea más distendido, relajan, y no dan la impresión de que estés bajo un yugo de cemento y hormigón armado. Si a esto le sumas los grandes ventanales con luz natural, lograrás que tu espacio de trabajo tenga la luz suficiente para no tener que encender las bombillas y fluorescentes durante el día, detalle que  aportará frescura y mucha vida a tu oficina, tal y como ya vimos en un artículo anterior sobre la luz natural y la productividad.

oficina en Barcelona

Ejemplo de oficina alquilada en David, cálida, transformación de la luz natural desde las ventanas superiores

A rasgos generales no se aconsejan colores oscuros ni estridentes para las paredes porque pueden hacer las paredes mucho más pequeñas de lo que realmente son. La estridencia de colores también pueden afectar al estado de salud de los trabajadores. En cuanto a los muebles, no hay que dejar al azar su elección ya que mermará el aspecto estético pudiendo parecer éste menos profesional. Además te aconsejamos que los muebles estén siempre alejados de la puerta principal para dar más sensación de espacio cuando entres. Las luces siempre mejor de arriba a abajo, e intentando prescindir de la “sosa” luz de los fluorescentes que acaban agotando los ojos y posteriormente afectando a la productividad.

Oficina en Barcelona

Ejemplo de oficina en David. Espacios amplios separados por librerías de colores frescos.

Plantas, accesorios personalizados como fotos, vinilos sobre la pared, muestras de nuestro trabajo… pueden utilizarse para decorar sin recargar el ambiente general. La uniformidad del espacio y la armonía entre todos los elementos será lo que dictamine si tu oficina, además de funcional, es un espacio agradable donde trabajar a gusto, algo fundamental para un lugar donde pasarás la mayor parte del día. “Un trabajador disgustado en un ambiente enrarecido es un trabajador poco productivo”.

A “grosso modo“, y para lograr el ambiente de trabajo perfecto, deberás tener en cuenta los siguientes puntos a la hora de diseñar o decorar tu oficina:

  1. Utiliza muebles prácticos y funcionales.
  2. Mantén una organización constante en las mesas.
  3. Utiliza una iluminación adecuada y aprovecha al máximo la luz natural.
  4. Usa estanterías como elementos divisorios.
  5. Escoge los colores adecuados tanto para las paredes como para la decoración general.
  6. Utiliza la verticalidad del espacio para dar sensación de espacio abierto.
  7. Utiliza accesorios como plantas, recuerdos, etc
  8. No recargues la oficina de cosas innecesarias, ten los espacios lo más libres posibles.

Esperamos que gracias a estos prácticos consejos puedas adaptar tus ideas al espacio del que dispones y ésto pueda facilitarte el sentirte más a gusto en tu oficina. ¡Es esencial!