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Ideas para tener una oficina más productiva

A veces nos parece que con tener una oficina amplia y bonita es suficiente para que nuestro equipo de trabajadores se sienta cómodo y preparado para afrontar una jornada laboral de varias horas. Pero la verdad es que existen muchos factores que nos pueden ayudar a que la productividad aumente.

La oficina es un lugar en el que nos pasamos la mayor parte del día, y acometer el diseño de ésta sin tener en cuenta varios factores determinantes -que aveces pasan desapercibidos- es un error que cometen muchas empresas.

En este artículo vamos a tratar de desvelarte una serie de consejos e ideas que deberías tener en cuenta a la hora de diseñar tu oficina.

Para ello nos basamos en nuestra experiencia como edificio de oficinas en Barcelona, con alquiler de oficinas de todos los tamaños, para empresas punteras en sus sectores de actividad: fotógrafos internacionales, arquitectos, empresas 2.0, diseñadores gráficos, etc. De todos ellos hemos aprendido y nos encontramos en disposición de darte los ingredientes para obtener el máximo rendimiento del espacio y a la vez aumentar la productividad.

1.- Diseña el espacio de tu oficina desde el minuto cero

Es importante que, además del buen criterio estético, tengamos clara la utilidad del 100% del espacio, es decir, conocer de antemano cuáles son nuestras necesidades para dotar a la oficina de aquellas zonas que nos serán necesarias en el día a día.

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Más allá de sillas y ordenadores debemos pensar también en zonas de descanso, zona de trabajo, almacenaje, salas de reuniones, etc., zonas que vamos a necesitas distribuir.

2.- Separa las zonas de trabajo de las de descanso

Tanto si trabajas desde casa como si lo haces en una oficina es importante separar las zonas de trabajo de las zonas de descanso para que cada una de ellas cumpla su función, sin distracciones. Una zona de trabajo con distracciones nos hará perder productividad de la misma forma que en una zona de relax no debe hablarse trabajo.

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Cada una tiene su cometido y es importante no mezclar conceptos.

3.- Despeja las mesas de papeles y archivos

No hace falta decir que una mesa desordenada, además de dar mala imagen, excita sobremanera de forma inconsciente a nuestra mente. El desorden llama al caos y el caos hace mella en la productividad.

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Los muebles de tu oficina deberían tener espacio para almacenaje, tanto para el material de oficina como para todos aquellos papeles que solemos tener desperdigados por nuestro entorno. Del mismo modo la oficina debería de tener también un espacio cerrado para el archivo de documentación.

4.- Presta atención a la iluminación

Ya escribimos sobre este tema hace un tiempo, trabajar con luz natural aumenta la productividad. Si en este caso no tienes la oportunidad de trabajar con luz natural, aunque sea indirecta, apuesta por la iluminación led, nunca por fluorescentes que parpadean y que muchas veces son las causantes de la fatiga visual que nos alcanza a mitad de jornada.

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En este caso también tenemos que tener en cuenta la iluminación general de la oficina y la iluminación directa de cada puesto de trabajo.

5.- Se organizado

Igual puede resultar redundante una vez hemos leído el punto tres pero lejos de la realidad, nos referimos al espacio en general, esconde los cables (tanto por temas estéticos como por seguridad), intenta no recargar el ambiente, apuesta por muebles pequeños, no recargues las paredes con decoración excesiva, utiliza colores suaves, etc.

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Todo el ambiente que vayas a crear no debe perturbar la concentración del trabajador.

Dentro del Edificio David tenemos espectaculares oficinas de empresas únicas en su campo, todas las fotos que has visto en este artículo son oficinas de inquilinos del Edificio., como verás siguen al pie de la letra muchos de los conceptos que se detallan en este artículo.

¿Se te ocurre alguno más? Añade tu granito de arena a través de los comentarios.

Feng Shui para oficinas: potencia tu trabajo

El Feng Shui es un ancestral sistema chino estético que pretende utilizar la doctrina taoísta para ayudar a mejorar la vida. Éste se basa en la existencia de un aliento vital o chi cuyo flujo se ve modificado por la forma y disposición del espacio, las orientaciones (puntos cardinales) y los cambios temporales. Y, aunque por muchos es tildado de pseudociencia o supersticiones chinas, no es menos cierto que actualmente en Europa esta práctica con más de 4.000 años de antiguedad ha alcanzado cierto auge. En Oriente, a modo de apunte, forma parte (desde generaciones atrás) del mundo emprearial y corporativo, sobretodo en grandes ciudades como Hong Kong, Shanghai o Tai Pei.

Aunque el objetivo de aplicar el Feng Shui a dicho ámbito empresarial va destinado al aumento de las ganancias (beneficios), éste incluye también la necesidad de crear ambientes mucho más armoniosos, en los cuáles podamos trabajar de forma más entusiasta y creativa. Para simplificarlo podríamos decir a “grosso modo” que aplicando los principios del Feng Shui de forma adecuada tendremos mejor suerte en nuestro trabajo u ocupación habitual.

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Ejemplo de oficina dentro del Edificio David, Barcelona

Antes de entrar en materia, la premisa más importante (aplicable también a tu vida personal) es tener una actitud positiva y creer en tus posibilidades, una vez tenemos lo más importante podemos organizar nuestro espacio de trabajo para optimizar dicha energía positiva que te ayudará a trabajar de forma más armoniosa.

Está demostrado que los colores tienen un impacto en nuestras emociones, es fundamental acertar con éstos, por ejemplo para evitar el estrés se recomiendan colores claros y tonos poco estridentes que ayuden a la concentración, a relajarte y a trabajar creativamente, sin distracciones. Éstos son los colores que puedes utilizar en tu oficina.

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Ejemplo de oficina dentro del Edificio David, Barcelona

La luz natural (algo que el Edificio David te ofrece en sus oficinas) es uno de los puntos fuertes de esta doctrina aplicada al ámbito de trabajo. La ausencia de reflejos, sombras o destellos es fundamental para trabajar a gusto, asimismo la luz mortecina de los fluorescentes no deja correr los flujos de energía de forma correcta, debemos evitarlos en lo posible. La luz natural debe entrarnos desde la izquierda o desde la derecha según seamos diestros o zurdos, de esta forma evitaremos el punto de las sombras y efectos extraños de luz.

El escritorio (o el lugar principal que ocupamos al trabajar) debe ocupar el lugar dominante, de frente o en la diagonal con la puerta de entrada, con nuestra silla de espaldas a la pared. Asimismo, y para mantener tu mente concentrada en lo que estás haciendo lo mejor es tener solamente lo imprescindible y necesario sobre éste, acompañado si quieres de una de las claves fundamentales para el Feng Shui: una planta natural (no vale una de plástico). Esta deberá estar siempre visible. Tener muchas cosas encima del escritorio estanca la energía y entra en un caos constante, de hecho el desorden no permite (psicológicamente) concentrarse de forma adecuada.

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Ejemplo de oficina dentro del Edificio David, Barcelona

La ubicación del escritorio, al ser el lugar donde pasamos la mayor parte del tiempo, es fundamental; así como las dimensiones de éste e incluso la orientación. Dependiendo del tipo de trabajo que desarrollas en la oficina debemos tener en cuenta estos tres puntos básicos:

  • Si en tu trabajo necesitas asumir una posición de control y autoridad (como por ejemplo, puestos de gerencia, médico, abogado o cualquier trabajo en el cual sea necesario inspirar confianza o autoridad), entocnes lo más importante es que tu escritorio esté situado en la esquina más alejada de la puerta, dispuesto, no obstante, de forma en que puedas verla.
  • Detrás del escritorio no debes poner estanterías, armarios, ni situar a éste con ventanas detrás o delante. Sin embargo en dicha pared sí puedes poner diplomas o premios que avalen la autoridad o conocimientos que quieres transmitir.
  • Para profesiones más creativas, trabajos digamos más “solitarios” como periodistas, diseñadores gráficos, programadores web u tareas que requieran una mayor introspección y una abstracción del entorno, entonces lo más importante será que orientes correctamente tu escritorio con respecto a los puntos cardinales (otro de los principios fundamentales del Feng Shui).

Las oficinas que tenemos a tu disposición dentro del Edificio David cumplen muchas de estas premisas, lugar donde la luz natural es denominador común en todas las instalaciones, espacios diáfanos que invitan a construir tu propio espacio de la forma que tú creas que te va a beneficiar durante la jornada de trabajo. ¿Por qué no adecuarlo bajo el prisma de los principios del Feng Shui?

Ideas para decorar una oficina

Trabajar en un entorno agradable es fundamental, y no sólo en cuanto a estética estamos hablando, sino también de cara a aumentar la productividad y la eficiencia del trabajo que se realiza. La decoración de todo tipo de ambientes es positiva para trabajar a gusto y reducir los niveles de estrés a los que estamos sometidos diariamente. Si la afirmación anterior sirve para cualquier tipo de entorno, aun se vuelve más importante dentro de un ambiente de trabajo en el que pasamos la mayoría de las horas de un día laborable.

Es difícil imaginarse al alquilar una oficina (sobretodo si ésta es diáfana), en qué podrías convertirla y cómo cuadrarla con tus gustos estéticos. No siempre debes fijarte en este criterio a la hora de imaginártela o diseñarla, hay otros aspectos que también deberás tener en cuenta como la funcionalidad, la luz, la creación de espacios más íntimos para salas de reunión, la verticalidad de los ambientes, la imangen que transmites a clientes, etc. para establecer entre todos ellos una relación armónica que propicie un resultado homogéneo perfecto.

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Ejemplo de oficina en alquiler en Edificio David, actualmente disponible

Ante todo debes tener claro el estilo que quieres darle a tu ambiente de trabajo. Esto vendrá, en parte, determinado también por el tipo de actividad que se realice en él. Por ejemplo, para despachos de abogados, notarios, etc el toque clásico es casi inevitable ahondando en muebles de maderas nobles y en algunos casos antiguos. Profesiones más liberales, así como las de servicios tipo diseñadores gráficos, arquitectos, diseñadores de páginas web y 2.0, pueden jugar más con la estética y la modernidad. La frescura es el denominador común sobre el cual pueden jugar este tipo de empresas.

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Ejemplo de oficina alquilada en David; luminosa, verticalidad de espacio.

En el Edificio David, por ejemplo, los grandes espacios industriales diáfanos aportan un carácter único y especial si sabes combinar sus muros centenarios con la modernidad actual, y llevar a cabo un singular contraste entre lo antiguo y lo moderno que siempre triunfará si no recargas demasiado el ambiente. Los espacios altos y abiertos (una de las cualidades de nuestras cuatro plantas de oficinas) hacen que el ambiente sea más distendido, relajan, y no dan la impresión de que estés bajo un yugo de cemento y hormigón armado. Si a esto le sumas los grandes ventanales con luz natural, lograrás que tu espacio de trabajo tenga la luz suficiente para no tener que encender las bombillas y fluorescentes durante el día, detalle que  aportará frescura y mucha vida a tu oficina, tal y como ya vimos en un artículo anterior sobre la luz natural y la productividad.

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Ejemplo de oficina alquilada en David, cálida, transformación de la luz natural desde las ventanas superiores

A rasgos generales no se aconsejan colores oscuros ni estridentes para las paredes porque pueden hacer las paredes mucho más pequeñas de lo que realmente son. La estridencia de colores también pueden afectar al estado de salud de los trabajadores. En cuanto a los muebles, no hay que dejar al azar su elección ya que mermará el aspecto estético pudiendo parecer éste menos profesional. Además te aconsejamos que los muebles estén siempre alejados de la puerta principal para dar más sensación de espacio cuando entres. Las luces siempre mejor de arriba a abajo, e intentando prescindir de la “sosa” luz de los fluorescentes que acaban agotando los ojos y posteriormente afectando a la productividad.

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Ejemplo de oficina en David. Espacios amplios separados por librerías de colores frescos.

Plantas, accesorios personalizados como fotos, vinilos sobre la pared, muestras de nuestro trabajo… pueden utilizarse para decorar sin recargar el ambiente general. La uniformidad del espacio y la armonía entre todos los elementos será lo que dictamine si tu oficina, además de funcional, es un espacio agradable donde trabajar a gusto, algo fundamental para un lugar donde pasarás la mayor parte del día. “Un trabajador disgustado en un ambiente enrarecido es un trabajador poco productivo”.

A “grosso modo“, y para lograr el ambiente de trabajo perfecto, deberás tener en cuenta los siguientes puntos a la hora de diseñar o decorar tu oficina:

  1. Utiliza muebles prácticos y funcionales.
  2. Mantén una organización constante en las mesas.
  3. Utiliza una iluminación adecuada y aprovecha al máximo la luz natural.
  4. Usa estanterías como elementos divisorios.
  5. Escoge los colores adecuados tanto para las paredes como para la decoración general.
  6. Utiliza la verticalidad del espacio para dar sensación de espacio abierto.
  7. Utiliza accesorios como plantas, recuerdos, etc
  8. No recargues la oficina de cosas innecesarias, ten los espacios lo más libres posibles.

Esperamos que gracias a estos prácticos consejos puedas adaptar tus ideas al espacio del que dispones y ésto pueda facilitarte el sentirte más a gusto en tu oficina. ¡Es esencial!