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¿Cuál es el tamaño de oficina que necesito para mi empresa?

En el mundo de las empresas (y sobre todo en el de las startup) hay quien, con la ilusión de empezar un nuevo proyecto motivador, acaba empezando la casa por el tejado. Sin nociones sobre qué hacer y cómo llevar a cabo todo el proceso de creación de un modelo de negocio sostenible acaba olvidando algo que obvian y a lo que no prestan demasiada atención: su lugar de trabajo.

oficinas en Barcelona

Si te paras a pensarlo detenidamente es algo incoherente, básicamente porque es el lugar donde vas a pasar la mayor parte de tu vida laboral ¿no? De esta forma es importante que además de que sea un lugar cómodo, agradable, céntrico, etc (puedes repasar algunos de los post que hemos escrito anteriormente: La importancia de tu espacio de trabajo para ser productivo, En qué debes fijarte a la hora de alquilar una oficina o 10 ideas para trabajar más y mejor en tu oficina) tengas muy en cuenta la escalabilidad de tu proyecto y de la misma forma, tengas en cuenta también que el espacio de trabajo que ocupas sea del mismo modo escalable; o que al menos pueda amoldarse de la mejor forma a tus necesidades y a la evolución de tu negocio.

Las premisas que aquí vamos a comentar sirven tanto para empresas que empiezan como para empresas que quieren trasladarse a una nueva oficina en alquiler. En ambos casos no es tan sencillo calcular adecuadamente los metros cuadrados que vamos a necesitar en nuestra nueva ubicación laboral.

¿Qué necesito, pues para acertar con el tamaño de mi nueva oficina?

Veamos a grandes rasgos, y punto por punto, los aspectos a tener en cuenta.

1. ¿Cuántos metros cuadrados necesito?

La respuesta puede parecer sencilla pero no lo es. De hecho quizás sea la más dificil ya que se trata de optimizar el espacio que vas a necesitar para trabajar, zona de almacén, recepción, etc y reducirla a máximo posible para pagar lo menos posible. De hecho, el alquiler en un área de negocio influyente se basa en el precio/m2 y cuanta mayor es la demanda para alquilar en una zona determinada mayor es el precio. Partimos de la base que estás buscando un lugar céntrico, comunicado, cómodo y donde tengas a mano todo tipo de proveedores y clientes, con lo cual necesitas pagar lo menos posible por el máximo espacio posible ¿verdad?

oficinas en Barcelona

Podría ser así, pero en realidad se trata de calcular cuánto espacio necesita cada persona para trabajar de forma cómoda, el espacio que necesitas de almacenaje (para esto también puedes alquilar un trastero barato) y los espacios comunes. A todo ello tienes que sumarle una previsión optimista, imagina que en un par de años el negocio funciona bien y necesitas ampliar. ¿Podrías hacerlo? Si no tenemos en cuenta este factor podemos quedarnos en un breve espacio de tiempo con una oficina demasiado grande para nuestras necesidades o lo que es peor, demasiado pequeña.

Para ello suele decirse que cada empleado necesita 10 m2, así el total de m2 que necesitas sería el resultado de multiplicar por 10 cada uno de los empleados de que dispone la empresa (es una forma de acercarse más o menos al espacio que necesitarás).

2. Coworking, teletrabajo y/o trabajo por turnos

La crisis económica nos ha impuesto modelos de trabajo que hace unos años serían impensables tanto para empresas como para trabajadores. Esto ha motivado que una gran plantilla no necesite por consiguiente un gran espacio de trabajo. De este modo empresas con plantillas que superan la media puedan establecerse en zonas céntricas de negocio de grandes ciudades sin tener que desembolsar una fortuna. Para ello se nutren de, por ejemplo el teletrabajo (con trabajadores que desarrollan sus funciones desde casa) o mediante turnos, unos trabajando de mañanas, otros de tarde e incluso también (debido a la globalización y consecuentemente a tener clientes y proveedores internacionales) a turnos de noche para poder atender debidamente a clientes del otro lado del mundo.

oficina coworking Barcelona

Pero también existe el caso contrario. Empresas pequeñas pueden permitirse trabajar en una zona céntrica y en un espacio amplio gracias al modelo de trabajo del coworking. ¿Te sobra espacio en tu oficina? alquílalo. Así de simple.

Dentro del Edificio David puedes cumplir con todas y cada una de las condiciones que hemos detallado en este breve artículo: tienes un espacio cómodo, luminoso, dentro de una zona de negocios exclusiva y céntrica en Barcelona, en un edificio emblemático de la ciudad y fácilmente reconocible, con zonas de carga y descarga delante de tu oficina / despacho, con parking en la parte inferior del edificio tanto para clientes como para proveedores o empleados, un gimnasio, centro comercial, zonas de ocio … ¿necesitas algo más? lo tienes, seguramente estemos olvidando mencionarlo. 😉

Qué pasos debes tener en cuenta antes de alquilar una nueva oficina

Los cambios, cuando se realizan, deben ser siempre para mejorar, así que si estás pensando en alquilar una nueva oficina como espacio de trabajo seguramente sea porque la evolución lógica de tu empresa así lo solicita, pero es necesario que te pares a pensar qué debes hacer antes de dar este paso tan importante. Debes tener en cuenta que tu nueva oficina será un paso más hacia el crecimiento de tu negocio.

Cuando ejerces una nueva actividad en un local, debes solicitar los permisos pertinentes de apertura del local de trabajo y solicitar el libro de visitas correspondiente. Nuestras oficinas ya están preparadas para tu actividad, por lo que no tendrás que preocuparte por la licencia de apertura del local ni ninguna obra ni reforma importante más que plasmar tu creatividad en sus paredes.

Edificio de Oficinas David

La primera reflexión que te has de hacer en el momento que estés visitando oficinas es la de ser realista, apostar por las que se adaptan más a tus necesidades concretas: si están en un lugar céntrico donde puedan encontrarte fácilmente y tu logística se vea afectada en positivo, comodidad de la zona, si tiene luz natural, servicios de alrededor, si es zona de negocios, etc. y olvídate del aspecto de las paredes. Se creativo e intenta imaginar cómo quedaría el espacio que estás viendo una vez esté reformado.

Si la oficina te convence: lee bien el contrato y los términos y condiciones del mismo para asegurarte de que entiendes perfectamente cada una de sus palabras y cláusulas, para que no tengas ninguna duda a la hora de firmar. Si hay algo que consideras que debería estar en él, indícalo.

Garrigosa Estudio Barcelona

Oficinas de Garrigosa Estudio dentro del Edificio David

Déjate asesorar por expertos. Por eso, con nuestros años de experiencia alquilando oficinas a profesionales como tú, nos ofrecemos a darte los mejores consejos para que saques el máximo provecho posible del que será tu nuevo lugar de trabajo. Es posible que puedas obtener beneficios fiscales o de otro tipo por alquilar tu oficina, así que no dudes en conocerlos. Si por algo nos hemos caracterizado siempre dentro del Edificio David es por nuestro trato atento y personalizado, nos gusta que estés contento y estés a gusto con nosotros, así que siempre que podamos te facilitaremos las cosas, no lo dudes.

Elige y prepara tu oficina

La selección de la oficina es un punto clave, ha de ser perfecta para tu gusto y necesidades, para que trabajes lo más cómodamente posible en ella y tu productividad se vea sensiblemente mejorada; por ejemplo, el hecho de tener una excelente ubicación dentro de la ciudad te permite mejorar tu imagen y llegar mejor a tus clientes.

No lo olvides nunca: si quieres ser grande, has de pensar a lo grande. Por eso, alquilar una oficina en pleno centro de Barcelona te puede otorgar un estatus que ninguna otra oficina en cualquier otra ubicación te dará. Además, cualquiera de los empleados que trabajen en tu negocio encontrará más viable llegar al centro de la ciudad antes que a otro sitio (al igual que tus clientes y proveedores).

Elige una oficina que te enamore ¡y que tenga ventanas!. Los grandes ventanales permiten mejor el paso de la luz natural y un punto de fuga para tus ojos, incrementando la productividad.

Brosmind oficinas

Oficina de Brosmind en Barcelona

Debes reflexionar sobre los siguientes aspectos: ¿qué tal la ubicación? ¿Qué tal el aparcamiento? ¿La oficina tendrá listos todos los servicios disponibles en el momento en que entres a trabajar en ella? ¿Todas las personas que trabajarán en ella se sentirán cómodas? ¿Es lo suficientemente amplia y luminosa para desempeñar el trabajo perfectamente y fomentar tu creatividad? ¿Si tu actividad crece será suficiente? ¿Será escalable? ¿Tiene buena seguridad? ¿Cuenta con extras o servicios añadidos que me interesan? Tu espacio de trabajo ha de adaptarse a ti, y no al contrario, por lo que elige una oficina que te enamore, que sirva para todos tus objetivos empresariales y te permita crecer. Piensa ahora en David y verás que la gran mayoría de estas preguntas quedan solucionadas de un solo plumazo.

Antes de entrar en tu nueva oficina, recuerda acondicionarla y decorarla para adaptarla a tu actividad e imagen corporativa y crear de ella un verdadero lugar de trabajo del que sentirse orgulloso. Tienes que tener en cuenta además que, en muchas ocasiones, es necesario hacer reformas en el local para adaptarlo a la legislación vigente, aunque en el caso de nuestras oficinas lo habitual es que no tengas más que personalizarla a tu gusto.

Oficina en alquiler

Ejemplo de oficina en alquiler de 105 m2, actualmente disponible

Compra los muebles, el equipo informático, los materiales de trabajo que necesites y decora la oficina a tu gusto, en nuestras oficinas tienes carta verde para hacer lo que quieras, todo dependerá de tu creatividad e imaginación (o la de tu estilista). Para la mayoría de profesionales este paso es emocionante porque es el último paso antes de iniciar su actividad, es el momento en que el sueño se convierte en realidad y la oficina está disponible para empezar a trabajar.

Date una vuelta por nuestras instalaciones y familiarízate con ellas, porque cuando finalmente alquiles la oficina pasarás muchas horas en ella. Si lo necesitas, tómate un tiempo para pensarlo y reflexionar, pero si realmente te convence date prisa, porque puede haber más clientes interesados en tu misma situación y aquella que creías que mejor se adaptaría a tus necesidades puede que se la lleve otro. En nuestro caso tenemos poca disponibilidad actualmente, no obstante puedes ver una muestra actualizada en nuestra sección de oficinas en alquiler.