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Ideas para tener una oficina más productiva

A veces nos parece que con tener una oficina amplia y bonita es suficiente para que nuestro equipo de trabajadores se sienta cómodo y preparado para afrontar una jornada laboral de varias horas. Pero la verdad es que existen muchos factores que nos pueden ayudar a que la productividad aumente.

La oficina es un lugar en el que nos pasamos la mayor parte del día, y acometer el diseño de ésta sin tener en cuenta varios factores determinantes -que aveces pasan desapercibidos- es un error que cometen muchas empresas.

En este artículo vamos a tratar de desvelarte una serie de consejos e ideas que deberías tener en cuenta a la hora de diseñar tu oficina.

Para ello nos basamos en nuestra experiencia como edificio de oficinas en Barcelona, con alquiler de oficinas de todos los tamaños, para empresas punteras en sus sectores de actividad: fotógrafos internacionales, arquitectos, empresas 2.0, diseñadores gráficos, etc. De todos ellos hemos aprendido y nos encontramos en disposición de darte los ingredientes para obtener el máximo rendimiento del espacio y a la vez aumentar la productividad.

1.- Diseña el espacio de tu oficina desde el minuto cero

Es importante que, además del buen criterio estético, tengamos clara la utilidad del 100% del espacio, es decir, conocer de antemano cuáles son nuestras necesidades para dotar a la oficina de aquellas zonas que nos serán necesarias en el día a día.

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Más allá de sillas y ordenadores debemos pensar también en zonas de descanso, zona de trabajo, almacenaje, salas de reuniones, etc., zonas que vamos a necesitas distribuir.

2.- Separa las zonas de trabajo de las de descanso

Tanto si trabajas desde casa como si lo haces en una oficina es importante separar las zonas de trabajo de las zonas de descanso para que cada una de ellas cumpla su función, sin distracciones. Una zona de trabajo con distracciones nos hará perder productividad de la misma forma que en una zona de relax no debe hablarse trabajo.

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Cada una tiene su cometido y es importante no mezclar conceptos.

3.- Despeja las mesas de papeles y archivos

No hace falta decir que una mesa desordenada, además de dar mala imagen, excita sobremanera de forma inconsciente a nuestra mente. El desorden llama al caos y el caos hace mella en la productividad.

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Los muebles de tu oficina deberían tener espacio para almacenaje, tanto para el material de oficina como para todos aquellos papeles que solemos tener desperdigados por nuestro entorno. Del mismo modo la oficina debería de tener también un espacio cerrado para el archivo de documentación.

4.- Presta atención a la iluminación

Ya escribimos sobre este tema hace un tiempo, trabajar con luz natural aumenta la productividad. Si en este caso no tienes la oportunidad de trabajar con luz natural, aunque sea indirecta, apuesta por la iluminación led, nunca por fluorescentes que parpadean y que muchas veces son las causantes de la fatiga visual que nos alcanza a mitad de jornada.

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En este caso también tenemos que tener en cuenta la iluminación general de la oficina y la iluminación directa de cada puesto de trabajo.

5.- Se organizado

Igual puede resultar redundante una vez hemos leído el punto tres pero lejos de la realidad, nos referimos al espacio en general, esconde los cables (tanto por temas estéticos como por seguridad), intenta no recargar el ambiente, apuesta por muebles pequeños, no recargues las paredes con decoración excesiva, utiliza colores suaves, etc.

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Todo el ambiente que vayas a crear no debe perturbar la concentración del trabajador.

Dentro del Edificio David tenemos espectaculares oficinas de empresas únicas en su campo, todas las fotos que has visto en este artículo son oficinas de inquilinos del Edificio., como verás siguen al pie de la letra muchos de los conceptos que se detallan en este artículo.

¿Se te ocurre alguno más? Añade tu granito de arena a través de los comentarios.

Oficinas que cautivan ¿qué deben tener?

¿Cuántas veces has ido a ver a un cliente o un proveedor y te has quedado maravillado con la oficina que tienen? ¿o incluso buscando información sobre grandes compañías y te has quedado boquiabierto al ver su espacio de trabajo? ¡Seguro que más de una vez!

Pues hoy queremos explicarte brevemente qué deberían tener las oficinas que cautivan para que, en la medida de lo posible y si te apetece, puedas aplicar algunas ideas o inspirarte de cara a personalizar tu espacio de trabajo. Al fin y al cabo, es el sitio donde pasarás 8 o más horas cada día.

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Si vas a alquilar una oficina, debes saber las cosas que te pueden ayudar a conseguir algo que te motive en el trabajo, y si no lo vas a hacer seguro que quieres conocer por qué esa oficina a la que acudiste la última vez te llamó tanto la atención.

¿Qué tienen las oficinas que enamoran?

A veces, las oficinas que cautivan son las que tienen una decoración muy elaborada, y en otras ocasiones se basan en algo más simple. En todo caso, a todos nos gusta tener una de esas oficinas en la que da gusto estar y trabajar.

A la hora de elegir tu oficina, te recomendamos espacios diáfanos que dejen pasar la luz natural y con más espacio del que necesitas para trabajar. Si ya tienes tu oficina y quieres darle un nuevo aire pero no sabes cómo, te damos unas ideas para incitarte a la reflexión.

Conoce por qué destacan las oficinas que cautivan:

1. Una excelente iluminación. Si consigues la iluminación perfecta conseguirás que tu oficina luzca perfecta y rendirás al máximo en tu trabajo. A día de hoy, los espacios diáfanos de trabajo son los más valorados y cautivadores.

2. El tamaño sí importa. Que el tamaño es relevante a la hora de planificar la decoración está más que claro, ya que a parte de planificar el espacio se recomienda utilizar muebles adaptados al tamaño de la oficina, y si esta faceta sabes desarrollarla bien puedes conseguir que tu oficina enamore a todos cuantos la visiten. Descubre cómo decorar oficinas grandes o pequeñas en función del tamaño del que disponga (en internet tienes un montón de información útil). Si tienes una oficina grande mucho mejor, pero si no puedes permitírtela ¡aprende a aprovechar el espacio y hacer que parezca más grande!

3. Oficinas con pocos detalles pero muy bien pensados. Aquellas en las que entras y, aún sin tener mucho, son capaces de llamar tu atención en una sola mirada. Por eso, si quieres conseguir una oficina que cautive debes pensar muy bien en su decoración teniendo en cuenta hasta el más mínimo detalle. Las oficinas minimalistas son cada vez más recurridas, aunque también puedes hacer una oficina temática o simplemente basada en tus gustos personales.

4. Las flores y plantas gustan mucho porque dan vida a los espacios. Aunque las plantas más utilizadas en las oficinas son el filodendro trepador, la aspidistria, la palmera bambú, la kentia, la benjamina, la planta del paraíso, la planta china, la cinta o la dracena, entre otras, las que elijas para tu oficina dependerán de tus gustos personales y las sensaciones que te evoquen. Lo mejor de las plantas y flores es que no sólo decoran, sino que crean un ambiente mucho más relajado y ayudan a reducir las malas vibraciones. Además ¡también reducen el efecto de emisiones de equipos informáticos y ayudan a filtrar el aire!

5. Aceites aromáticos y otros elementos pueden ayudarte a sentirte mejor en tu espacio de trabajo. ¡No dudes en recurrir a ellos! Muchas profesionales los utilizan para motivar los sentidos en la oficina.

6. Una buena planificación del espacio. Tienes que contar con un espacio de trabajo limpio y organizado para trabajar con mayor eficacia y sin distracciones. Una oficina, por muy bien diseñada que esté, ha de estar bien ordenada y limpia, porque de lo contrario no rendirás al 100%. Ten a mano todo lo que necesitas para trabajar y lo demás almacénalo inteligentemente. Por mucho que tengas una oficina espectacular, si dejas todo el material por en medio ésta lucirá mucho menos.

7. Un espacio recreativo. ¿Nunca te has imaginado en una oficina con un tobogán, una mesa de billar o un pequeño espacio de descanso para la diversión? Puedes divertirte sin salir de tu propia oficina, y además esos pequeños espacios lucen bastante bien si se sabe planificar bien el espacio y ayudan a esparcir la mente en momentos determinados. Quizá no puedas permitirte lo que acabamos de comentar, pero sí una idea más sencilla y recreativa.

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Ejemplo de oficina cautivadora en Edificio David

Tú decides cómo decorar tu oficina o qué es lo que debes hacer para conseguir un espacio de trabajo en el que te sientas con total comodidad para trabajar y encuentres la máxima inspiración en cada tarea que te propongas. Por eso, aunque te damos ideas, ¡tú siempre tienes la última palabra!

Cómo diseñar una oficina productiva

Hemos repetido hasta la saciedad en este blog una serie de conceptos que definen cómo debería ser la oficina ideal para, de esta manera potenciar la productividad de tu empresa. A veces pasamos por alto una serie de sencillos consejos que realmente pueden ayudar a ser más productivos en nuestro trabajo, sabemos que tanto la decoración como el equipamiento que utilizamos diariamente (amén de la luz natural) influyen en nuestro estado de ánimo, y éste, como es evidente, en la productividad.

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Así pues, a la hora de escoger una oficina y más tarde diseñarla, deberías hacerlo en base a una serie de premisas que faciliten en un futuro la relación entre el equipo de personas que conforman tu empresa, un buen ambiente de trabajo y un plus de motivación que permita fluir libremente la creatividad, sin ataduras.

Desde  David creemos que en nuestros espacios de trabajo, oficinas diáfanas en alquiler, puedes sin duda encontrar espacios que inspiran. Que gracias a la luz natural que penetra a través de los grandes ventanales, las enormes superficies diáfanas y la complicidad entre la antigüedad del espacio y lo moderno, da como resultado un lugar donde el trabajo se hace más ameno, divertido e invita a la motivación empresarial.

Para alcanzar dicho objetivo nos hemos permitido la licencia de escribir estos consejos que facilitarán y acabarán de complementar lo que ya tienes en mente:

  • Invierte en diseño: un espacio diáfano es ideal para montar una oficina a tu gusto, con un diseño espectacular y con la posibilidad de construir los espacios que necesitas, incluso teniendo en cuenta un modelo escalable por si tu empresa crece. El diseño de una oficina es esencial para que tanto empleados como clientes se sientan a gusto en ella.
  • Define tu identidad: es muy importante definir qué eres y qué quieres transmitir, tanto a clientes como proveedores, pero también a la gente de tu equipo, les ayudará a sentirse identificados con la empresa y motivará, aumentando la productividad.
  • Centra tu actividad en una zona donde tengas empresas objetivo, esto te ayudará a minimizar gastos como los de transporte y asentará la imagen que quieres que tus clientes se formen de tu negocio.
  • Los espacios diáfanos, abiertos, ayudan a que tus empleados puedan comunicarse de forma proactiva, el feed back constante entre ellos mejora el ambiente de trabajo y consecuentemente la productividad. El intercambio de ideas, además, favorece también la creatividad a la hora de acometer juntos un cometido y se tiende a afianzar el sentimiento de grupo que lucha por un objetivo común.
  • Crea una zona de relax para tus empleados. Un lugar dentro de la oficina donde el networking entre compañeros pueda fluir libremente, instala una cafetera, un microondas, pon unas sillas, etc .. haz de este lugar un sitio cómodo donde desconectar unos instantes, puedes hacerlo diseñando un espacio alegre con mensajes de motivación, fotografías de logros de la empresa, etc.

Es importante que tu espacio de trabajo sea lo más cómodo y singular posible, un lugar donde trabajamos a gusto es un lugar en el que nos apetece hacer cosas, donde vamos alegremente, y todo ello repercute en la productividad final. Un trabajador contento es el motor de una empresa, no lo olvides; ayuda a motivar y los resultados vendrán solos.

Dentro del Edificio David tenemos esos espacios que te van a inspirar. Estamos seguros que tanto por su disposición estratégica dentro del punto neurálgico empresarial barcelonés, como por los grandes espacios abiertos que puedes encontrar, como por las peculiaridades del Edificio y todos los servicios que puedes encontrar en él hacen de éste un lugar 100% recomendable para instalar una oficina que cumpla los requisitos anteriormente descritos.